Kako napisati poročilo o napredku

Vsebina

• faze
• 1. del Zaženite postopek
• 2. del Pisanje poročila
• 3. del Izogibanje navadnim napakam

Poročila o napredku so zelo pomembna za vodenje strokovnega ali akademskega projekta. Poleg tega vam bodo pomagali pri boljšem obveščanju nadrejenih, kolegov ali strank o poteku projekta, ki ga uresničujete. Poročilo mora vsebovati opravljeno delo in korake, ki jih je treba izvesti za dokončanje projekta.

faze

1. del Zaženite postopek

1. 
   

   
   Določite namen svojega poročila. Nekdo vas lahko prosi, da opišete poročilo o napredku iz več razlogov. Očitno in v večini primerov gre za prikaz napredka, ki ste ga dosegli pri dokončanju določenega projekta. Vendar boste morali svoj cilj pretehtati nekoliko bližje.
   • Poročilo o poteku programa ali raziskovalnega projekta se bo nekoliko razlikovalo od poročila o strokovnem projektu. V tem primeru boste morali navesti informacije, ne da bi nujno upoštevali druge elemente, kot so stroški, vendar to ni vedno tako.
   • Poročilo stranki se bo razlikovalo od poročila, napisanega za nadrejenega. V obeh primerih boste morali upoštevati razloge za pisanje poročila.

2. 
   

   
   Določite svoje bralstvo. Ko določite cilj svojega poročila, boste morali izbrati podatke, ki jih potrebujejo vaši bralci, in jih vključiti v svoj e. Načrt poročila o napredku bo skoraj enak, ne glede na predstavljeno temo. Vendar boste morali upoštevati posebnosti svojega projekta.
   • Kakšni so odnosi bralcev s projektom? Kakšen je vpliv projekta nanje? Na primer, ta vpliv bo drugačen, če je vaš nadrejeni ali stranka.
   • Predstavljajte si, da bodo odločitve sprejeli bralci po branju vašega poročila. Na primer, lahko obstajajo logistika, financiranje ali roki.
   • Določite, katere podatke bodo morali vaši bralci sodelovati pri projektu in jih učinkovito spremljati. Katere so tehnične vidike, ki jih morajo poznati vaši bralci? Ali so navajeni na žargon, ki se uporablja v zadevni dejavnosti?

3. 
   

   
   
   
   Poiščite najboljši način za komunikacijo s svojim občinstvom. Poročilo o napredku ni samo pisni dokument, ki ga posredujete svojemu mentorju ali učitelju. Lahko je različnih oblik, odvisno od primera.
   • Poročilo o napredku je lahko ustna predstavitev med tedenskim ali mesečnim delovnim sestankom.
   • Lahko je tudi v obliki e-poštnega sporočila, ki ga redno pošljejo kolegom.
   • Prav tako se lahko odločite za napis memoarja in naslov svojega nadzornika.
   • Običajno boste napisali uradno poročilo za stranko ali vladno agencijo.

4. 
   

   
   Preverite pri svojem kuharju. Če niste že napisali takšnega poročila in v tem primeru veste vse o težavi, poskusite pridobiti največ informacij od nadrejenih. Vaše podjetje lahko zahteva posebno predstavitev, v tem primeru se morate držati.

5. 
   

   
   
   
   Izberite ton poročila. Vsa poročila o napredku niso nujno formalna. V resnici so notranja poročila kolegom ali neposrednim nadzornikom pogosto napisana sproščeno. Zato se boste morali pri svojem vodji vprašati, kaj pričakuje od vašega poročila.
   • Če gre za poročilo stranki ali komisiji za pregled diplomskega dela, je priporočljivo, da sprejme uradni ton.
   • Vendar formalni ali neformalni ton ni pomemben, ker je glavna stvar biti jasen, natančen in iskren.

2. del Pisanje poročila

1. 
   

   
   Izberite predstavitev svojega dokumenta. Preden začnete pisati, boste morali izbrati ustrezno predstavitev in nastaviti vsebino in ton poročila.
   • Lahko uporabite seznam s črkami. Ta metoda vam omogoča, da svoje podatke predstavite na jasen način. Bralnik bo lahko enostavno brskal po vašem e in pridobil potrebne informacije. Vendar pa tak seznam lahko primanjkuje formalizma v primeru vmesnega poročila. Če je torej poročilo za vaše vodje linij, je najbolje, da uporabite kratek. Če pa komunicirate s sodelavci, se odločite za e-pošto.
   • Ne pozabite tudi vključiti grafikone ali tabele. To je še posebej pomembno, če pišete poročilo o napredku za projekt, za katerega poskušate pridobiti sredstva, ali če želite bralcu utemeljiti prejeta sredstva.

2. 
   

   
   Organizirajte svoj e v odstavkih. Dobro poročilo o napredku mora biti čim bolj jasno. Najbolje je, da svoj e delite na odstavke, da informacije razvrstite na isto vprašanje.
   • Če želite biti jasnejši, razmislite o dodajanju podnapisov, tako da bodo vaši bralci imeli predstavo o vsebini vsakega odseka. Če jih bo še posebej zanimala točka, bodo lahko neposredno dostopali do nje.

3. 
   

   
   Napišite naslov. Na splošno je naslov postavljen na vrh prve strani, če svoj dokument predstavite na naslednjih straneh. Ponovno bo to odvisno od pravil predstavitve vašega podjetja ali univerze. Zato pravočasno opravite potrebne preglede.
   • Naslov mora vsebovati datum, torej datum predložitve poročila, ime in funkcijo prejemnika, ime avtorja, njegovo funkcijo in namen poročila.

4. 
   

   
   Vnesite uvod. Ta razdelek prihaja za naslovom. Pogosto ga lahko poševno označite tako, da ga ločimo od ostalih e. Služi za pregled projekta in njegovega napredka. Predstavili boste napredek in dosežene cilje.
   • Ne pozabite vključiti teme poročila. Uvedite tudi projekt in opomnite, da gre za posodobitev njegovega napredka.

5. 
   

   
   Napišite telo svojega e. Ta del lahko razdelimo na oddelke in pododdelke. V bistvu gre le za podrobnejši uvod. Preučite njeno vsebino in jo razvaljajte.
   • Navedite naloge, opravljene od zadnjega poročila, in tiste, ki so v teku.
   • Analizirajte težave, na katere je treba odgovoriti, in rešitve, ki jih je mogoče obdržati.
   • Izzovite in utemeljite spremembe, ki so se zgodile med projektom.
   • Morda boste želeli vključiti tudi druge predmete, kot so število zaposlenih, prekoračitev stroškov, zamude, težave pri pridobivanju dokumentov ali težave z računalnikom in varnostjo.

6. 
   

   
   Naredite naslednje korake projekta. Ta del je del poročila. Bralcu bo služil za obveščanje o preostalih fazah projekta. Ne pozabite omeniti težav, ki lahko vplivajo na proračun, upravljanje ali rok za dokončanje projekta.
   • Predvsem pa ne prezrite nobene spremembe roka za projekt.
   • Izogibajte se težavam z zalivanjem. Vendar ne skrbite za bralca po nepotrebnem in ne obljubljajte, da ga ne boste mogli držati.

7. 
   

   
   Vnesite skupno število opravljenih ur. Pokazati boste morali, koliko časa ste s svojo ekipo preživeli na projektu. Vaši bralci bodo vedeli, da ste trdo delali, ne glede na to, ali bi vam denar lahko dal vaš linijski upravitelj, stranke ali vladna agencija.

3. del Izogibanje navadnim napakam

1. 
   

   
   Pazite, da ne odstopate od svojega predmeta. Vaše pisanje bo pravilno, če spoštujete zgoraj opisane točke. Prizadevajte si, da se ne ločite od teme, če se ukvarjate z obrobnimi vprašanji, čeprav so zanimive.
   • Če je na primer vaš projekt namenjen prostovoljni organizaciji umetniškega dogodka, boste morda prišli v analizo grozljivega stanja financiranja umetnosti, vendar vam ne bo resnično pomagal natančno določiti napredka vašega projekta.

2. 
   

   
   Bodite preprosti. Namen vmesnega poročila je predstaviti napredek, ki ste ga dosegli, ne da bi bralca utopili v toku besed in odvečnih idej. Vse, kar morate storiti, je osredotočiti se na napredek projekta, korake, ki jih je treba storiti, in spremembe, ki jih je treba storiti.
   • Odvisno od prejemnika poročila boste morda morali preseči določeno število besed. Dobro pravilo je, da potrebne informacije predstavite čim bolj nazorno.

3. 
   

   
   Izogibajte se preveč nejasnim. Bodite prepričani, da pojasnite trenutno stanje projekta. Na primer, izogibajte se reči, kot je "napredujemo pri financiranju našega umetniškega dogodka". Namesto tega predstavite svoje podatke na bolj ekspliciten način: "Zahvaljujoč dvema donacijama v višini 5.000 EUR, ki sta jih dodelili ti različni instituciji, za dosego cilja, ki je bil določen na 12.000 EUR, potrebujemo le 2000 EUR.

4. 
   

   
   Izbrišite ekspanzivne izraze. Ne pozabite, da želite napisati jasno in jedrnato poročilo. Očitno ne poskušajte prekrivati ​​svojih izrazov z izrazi, ki poročilu ne dodajo ničesar. Na primer, izrazi, kot sta "popolna nesreča" ali "premagal uspeh", so preveč čustveni ali preveč nejasni, da bi jih lahko vključili v poročilo stranki ali direktorju.

5. 
   

   
   Navedite vire. Pravilno prepoznajte zunanje vire informacij, podatkov in grafike, vdelane v vaše poročilo. Dodate lahko stran, na kateri boste navedli te vire.