Kako napisati poročilo

Vsebina

• faze
• 1. del Priprava
• 2. del Beleženje med sestankom
• 3. del Pisanje zapisnika
• 4. del Uporaba predloge za zapisnik sestanka

Izvoljeni ste ali imenovani za sekretarja vašega odbora. Čestitamo! Ali ste že beležili zapiske, pripravili in pripravili zapisnike? Ne glede na to, ali uporabljate pravila proceduralne kode za premišljene sestave, na primer pravilnik Robertsovega reda ali Morinov kodeks, ali svoje zapisnike oblikujete po svoje, boste morali za doseganje odličnosti upoštevati določene metode.

faze

1. del Priprava

1. 
   

   
   Seznanite se s postopki sestankov vašega podjetja. Če mora sekretar sestaviti uradno poročilo, je bolje, da se pozanima o pravilniku, ki se uporablja, in sicer o Šifra Morin ali drugo. V manj uradni nastavitvi določite, kaj naj vključite v zapisnik in kako se bodo uporabljali.
   • Kot poročevalka vam ni treba poznati vseh postopkov. Vendar bi bilo koristno imeti kopijo kodeksa ali prositi predsednika za natančen odgovor na kakršna koli vprašanja.
   • Seznanite se s svojo vlogo. Nekateri poročevalci v razprave ne posegajo neposredno, medtem ko drugi sodelujejo v razpravi. V obeh primerih tajnik ne sme igrati druge pomembne vloge, kot sta predsednik ali posrednik.

2. 
   

   
   Pripravite model. Zapisniki sestankov imajo skoraj podobno vsebino. Predloga vam omogoča, da enostavne predstavitve svojih minut za enostaven pregled. Prenesete lahko tudi vzorčne predloge minut. Naj bo dovolj prostora za vsaj spodaj navedene elemente.
   • Ime organizacije.
   • Vrsta sestanka. Ali obstaja redna letna ali tedenska seja, majhna seja odbora ali sestanek, sklican za poseben namen?
   • Datum, ura in kraj. Pustite prostor za beleženje začetnega in končnega časa seje.
   • Ime predsednika ali moderatorja sestanka in ime tajnika ali namestnikov.
   • Seznam udeleženci in odsoten opravičilo. V resnici je to seznam udeležencev. Upoštevajte, če je dosežen kvorum, tj. Če je število predstavitev najmanj potrebno za glasovanje.
   • Pustite prostor za svoj podpis. Kot tajnik boste morali vedno podpisati svoje delo. Morda bo potreben dodaten podpis, ko mora biti zapisnik potrjen, vendar je to odvisno od postopkov vašega podjetja.
   • Vrstni red dneva, če obstaja. Če dnevnega reda še niste pripravili, prosite predsednika ali moderatorja, da vam sestane kopijo, ki bo koristna za organiziranje vaših zapiskov.

3. 
   

   
   
   
   S seboj imejte prenosni računalnik ali prenosnik. Prepričajte se, da ste udobni s svojo opremo. Če pogosto pišete minute, imejte v ta namen prenosni računalnik ali ustvarite mapo v računalniku.
   • Če ste že pripravili zapisnik prejšnjega sestanka in ni bil predložen v odobritev, se prepričajte, da se umivate tudi vi.
   • Kasetofon vam lahko pomaga zapisati minute kasneje, vendar ne bo zamenjal beleženja. Če postopke beležite med sestankom, se prepričajte, da se vsi prisotni strinjajo. Uprite se skušnjavi, da bi besedilo udeležencev reproducirali besedo za besedo.
   • Če se boste naučili stenografije, boste beležili zapiske hitreje, vendar vam ne bo treba reproducirati vsega, kar udeleženci rečejo, da bi napisali svoje zapisnike. Pravzaprav se morate tako izogibati.
   • Če vas vabimo, da beležijo javno, uporabite grafoskop ali flipchart. Opombe natančno razvrstite tako, da jih boste lažje uporabljali za zapisovanje zapisnikov.

2. del Beleženje med sestankom

1. 
   

   
   
   
   Razdelite časovni list. Takoj, ko so vsi tam, obkrožite list ali več, če je veliko udeležencev. Vsi ga bodo uporabili za pisanje svojega imena in kontaktnih podatkov. Ta seznam bo uporabljen za izpolnjevanje odseka zapisnika, rezerviranega za zapis imen oseb, ki so sodelovale na sestanku. Na zapisnik lahko pritrdite tudi sam list.
   • Če večine prisotnih ne poznate, naredite načrt tabel in ga izpolnite, ko boste od vseh zahtevali, da se predstavijo. Med zapisovanjem si imejte seznam pri roki in ga lahko po potrebi pokličete po imenu.

2. 
   

   
   Izpolnite svoj model do maksimuma. Do začetka zasedanja vpišite ime organizacije, datum in kraj ter vrsto seje, npr. "Tedensko zasedanje upravnega odbora, posebno sejo odbora itd." ". Ko se sestanek začne, si zapišite čas.
   • Če nimate predloge, napišite te podatke na začetek beležk.
   • Če je bil sestanek sklican za določen namen ali ob posebnem času, hranite kopijo obvestila, ki je bilo poslano udeležencem. Pripisati ga boste morali zapisnikom, ko bo napisano.

3. 
   

   
   Zapišite rezultat prvega predloga. Večina uradnih sestankov se začne s predlogom o sprejetju začasnega dnevnega reda. Ta prvi korak bo služil kot primer za ponazoritev postopka. Če se sestanek začne z drugim predlogom, poskrbite, da zabeležite iste ustrezne podatke.
   • Natančen e gibanja, ki se začne z "Predlagam". Običajno pomeni, "predlagam sprejem te agende. "
   • Ime avtorja predloga.
   • Rezultat glasovanja. Če je glasovanje pozitivno, napišite "predlog je bil sprejet".
   • Če ne morete natančno reproducirati dolgih predlogov, lahko zahtevate, da se predložijo pisno. Če se to ponavlja, prosite, da to zahtevo vključite v uradni postopek za predloge, ki presegajo določeno število besed.
   • Če ste pripravili dnevni red, ste morda sponzor predloga, medtem ko ste sekretar seje. To je popolno, dokler ostajate objektivni, saj ni združljivo, da v zapisnike vključite svoja dejanja.

4. 
   

   
   Druge predloge, predstavljene med sestankom, shranite. Pazljivo spremljajte postopek, vendar jih ne zapisujte v zapisnik, če ni navedeno drugače! Ko je predstavljen nov predlog, zapišite ustrezne informacije.
   • Ne pozabite, da mora vsak predlog vsebovati pogoje samega predloga, ime avtorja in izid glasovanja.
   • Nekateri predlogi pred glasovanjem zahtevajo podporo drugega udeleženca. Na primer, če nekdo reče: "Podprite gibanje", zapiše njegovo ime v zapisnik kot soavtor predloga.
   • Če ne veste imena sponzorja predloga ali ga morate poslušati znova, prosimo, vljudno prekinite sestanek in postavite vprašanja. Natančno beleženje informacij je dovolj pomembno, da upraviči to rahlo prekinitev.
   • Če se predlog spremeni, preprosto ponovite besedilo v zapiskih. V zapisniku ni treba navajati, da je bil predlog spremenjen, razen če ni bilo polemike glede spremembe, ki je sprožila dolgo razpravo.

5. 
   

   
   Prisluhnite predstavitvi poročil in prosite za kopije. Kadar koli se poročilo, glasilo ali podoben dokument prebere na glas, zapišite ime poročila in ime osebe, ki ga bere, ali ime pododbora, ki ga je napisal. Če je priloženo gibanje, ga shranite tako, kot bi ga lahko uporabili pri katerem koli drugem gibanju.
   • Vendar je najbolje, da kopijo dokumenta dobite na koncu sestanka. Predajte noto govorcu ali stolu, da dobite to kopijo. Nato boste kopijo vsakega poročila priložili minutam po tem, ko je bila napisana.
   • Če kopija ni na voljo, upoštevajte, kje se hrani izvirni dokument. Te informacije boste morda morali zahtevati po sestanku.
   • Če udeleženec namesto branja dokumenta ustno poroča, napiše povzetek svoje izjave. Ne spuščajte se v podrobnosti in ne reproducirajte besed govorca.

6. 
   

   
   Upoštevajte sprejeta ali dodeljena dejanja. To vključuje preverjanje izvajanje sklepov prejšnjega srečanja in izvajanje novih ukrepov. Je nekomu naročeno, naj napiše pismo? Zapišite imena vpletenih in dejanja, ki so jim bila pripisana.
   • Številna od teh ukrepov so lahko del tega procesa, odvisno od stopnje formalnosti vašega srečanja predlogi. Za manj formalne sestanke boste morali biti pozorni na odločitve, ki niso bile jasno oblikovane.
   • Na kratko navedite razloge za odločitev, če obstajajo.

7. 
   

   
   Zabeležite vse točke in postopke. Kadar koli se zoper postopek vloži ugovor, upoštevajte celoten ugovor in načelo, na katerem temelji, ter celotno odločitev predsednika.
   • Ne pozabite vključiti sklicev na kodeks postopka, ne glede na to, ali uporabljate statut ali protokol organizacije.

8. 
   

   
   Vedite, kdaj naj napišete povzetke razprav. To bo potrebno le po jasno navedeni prošnji. Uradno poročilo odraža to, kar je bilo dejstvo in ne tistega, kar je bilo je dejal . Vendar morate upoštevati edinstvene zahteve vaše organizacije.
   • Z zapiski si prizadevajte biti objektivni, ne glede na okoliščine. Napišite konkretne točke in ne občutkov. Zmanjšajte rabo pridevnikov in prislov. Vaš cilj je napisati suh, dejanski in včasih brez okusa dokument!
   • Povzetek razprav ne bi smel biti nominativen. Imena govornikov se v razpravah ne omenjajte. To je še posebej pomembno, ko bi lahko med burno razpravo brezvestni govornik užalil občutljivost nekaterih.

9. 
   

   
   Zaključite na koncu sestanka. Upoštevajte čas preložitve sestanka. Ne pozabite, da poberete vse kopije poročil ali opomnite ljudi, naj vam jih pošljejo.
   • Preglejte si opombe in se prepričajte, da je vse jasno in niste ničesar pozabili. To je čas, da postavite svoja vprašanja, preden udeleženci odidejo.

3. del Pisanje zapisnika

1. 
   

   
   Začnite pisati čim prej. Najbolje je, da opišete minute takoj po sestanku, dokler so dogodki še sveži v vašem spominu.

2. 
   

   
   V računalnik vnesite svoje beležke. To ste morda že storili, če ste med sejo vzeli zapiske na prenosni računalnik. Shranite beležke in začnite nov dokument. Lahko jih primerjate z minutami, tako da jih postavite drug ob drugem.

3. 
   

   
   Jasno predstavite svoje opombe v odstavkih. Vsak nov predlog, nova odločitev ali točka odločanja je treba obravnavati v neodvisnem odstavku. Med operacijo preverite:
   • ste upoštevali pravila črkovanja in slovnice, tudi če po potrebi uporabljate pravopisni korektor,
   • ste v istem dokumentu uporabljali isti čas v celotni e-preteklosti ali sedanjosti, vendar ne da bi v istem dokumentu kdaj prešli iz enega na drugega,
   • ste objektivni, z drugimi besedami, vaše mnenje se ne sme nikoli pojaviti v zapisniku, ker poskušate ustvariti objektiven dokument, ki je namenjen vsem,
   • ste uporabili preprost in natančen besednjak in nejasne pojme zamenjali z ustreznimi besedami, pri tem pa se izognili uporabi cvetnih izrazov,
   • omenili ste le izvedene ukrepe, ne pa razprav, razen če bi bili zaprošeni za njihovo snemanje, ker bi se morali osredotočiti na to, kar je bilo dejstvo in ne na tisto, kar je bilo je dejal,
   • ste strani oštevilčili zaradi jasnosti.

4. 
   

   
   Članom razdelite kopijo osnutka zapisnika. Vsakemu članu pošljite kopijo s pomočjo kontaktnih podatkov na časovnem listu. Če kontaktnih podatkov nimate, bi vam moral pooblaščenec za sestanke sporočiti.

5. 
   

   
   Sprejem zapisnika seje. Na naslednji seji boste morda morali prebrati naglas in ga predložiti v odobritev. Če je predlog sprejet, upoštevajte, da je bil zapisnik sprejet.
   • Če je poročilo spremenjeno, preden je odobreno, vnesite spremembe in na koncu dokumenta zapišite, da je bilo spremenjeno, ne da bi opisovali spremembe.
   • Če je predlog spremembe po odobritvi zapisnika, navedite natančno vsebino predloga in odločitev o njegovem sprejetju ali zavrnitvi.

4. del Uporaba predloge za zapisnik sestanka

1. 
   

   
   Obiščite spletno mesto, ki ponuja vzorčne minute sestankov. Te predloge vam bodo prihranile čas in se izognile napakam.

2. 
   

   
   Vzemite si čas za pregled spletnih mest. Uporabite možnosti, ki jih ponuja vsak, da najdete model, ki vam ustreza.
   • Če potrebujete določeno vrsto modela, na primer trenutni ali standardni model, opravite raziskavo in prenesite izbrani model s klikom na gumb »prenesi« ali gumb »uporabi predlogo«. Shranite ga na mestu, ki ga je enostavno najti, da ga ne izgubite.

3. 
   

   
   Dostop do datoteke. Zdaj, ko ste končali s prenosom, razpakirajte datoteko in jo odprite v "Microsoft Word" ali "Excel". Za lažjo in kakovostno uporabo uporabite najnovejšo različico programa Microsoft Word. S posodobitvijo programske opreme boste stvari olajšali, hkrati pa boste lahko uporabljali nove funkcije.

4. 
   

   
   V glavo dodajte logotip vašega podjetja in simbol avtorskih pravic. Iz predloge odstranite vzorčni logotip in ne pozabite prebrati pogoje uporabe spletnega mesta za prenos. Ne bi se radi znašli pred pravnimi težavami, kajne?

5. 
   

   
   Spremenite naslov. V naslovu označite besedilo "naslov sestanka" in vnesite dejanski naslov zapisnika.

6. 
   

   
   Spremenite predstavitev dokumenta (neobvezno). Če želite narediti svoj model bolj privlačen, lahko spremenite barve ali izberete drugo temo. Preprosto je: poiščite zavihek "postavitev" in kliknite na razdelek "barve in teme". Tako lahko spremenite videz svojega modela in celo izberete barve, ki ustrezajo logotipu vašega podjetja.

7. 
   

   
   Vnesite podnapise razdelkov. Vsa polja morate izpolniti. Morda boste potrebovali več polj ali raje spremenili e. Prilagodite jih glede na vaše potrebe.

8. 
   

   
   Predlogo shranite v prenosni računalnik. Tako ga lahko med sejo uporabljate za pisanje svojih zapisnikov. Če boste še naprej uporabljali "Microsoft Office", bodo stvari potekale hitreje in lažje, srečanju pa boste lahko sledili z več organizacije in natančnosti kot doslej. Lahko pa natisnete predlogo za ročno napisane opombe, vendar poskrbite, da imate na voljo dovolj prostora za zapisovanje potrebnih informacij.

9. 
   

   
   Preverite svoj model. Čestitamo! Vaš model poročila je končan. Vaša produktivnost in natančnost naj bi se eksponentno izboljšala zdaj, ko imate model, ki mu boste sledili, ki vam bo pomagal organizirati ideje. Kot pri vsakem projektu si oglejte podrobnosti svojega modela, da prepoznate netočne ali manjkajoče predmete. Takoj ko bo vse v redu, ga lahko uporabite na naslednjih sestankih.