Kako voditi sestanek

Vsebina

• faze
• 1. del Priprava na sestanek
• 2. del Predsedavanje sestanku
• Del 3 Učinkovito vodite sestanek

V poslovnem svetu je potrebna nekaj prilagodljivosti, da se stvari uredijo. Na primer, pomembne odločitve običajno sprejme ekipa, za dokončanje pomembnega dela pa je potreben posredovanje več strokovnjakov. Strukturirani in organizirani sestanki omogočajo tesno sodelovanje, vendar je srečanje verjetno neučinkovito in neskončno, če nima določenega namena ali če ne poteka v določenem zaporedju. Načrtovanje, priprava in vodenje sestanka, ki mu boste predsedovali, vam lahko pomagajo, da ne zapravljate časa in da vaš sestanek postane uspešen.

faze

1. del Priprava na sestanek

1. 
   

   
   Posvetujte se z udeleženci o sestanku, ki ste ga načrtovali. Ko spoznate, da boste predsedovali delovnemu sestanku, najprej pomislite na pogovor z udeleženci, zlasti s tistimi na visokih položajih ali pomembnimi ljudmi. Vprašajte jih, če želijo nekatere točke uvrstiti na dnevni red. Zapišite njihove odgovore in jih upoštevajte pri določanju dnevnega reda.
   • Dobro je vprašati udeležence, če nimajo določenih točk, o katerih bi radi razpravljali med sestankom, ker vam to ne samo olajša razvoj dnevnega reda, ampak tudi zato, ker ste udeležence postavili na delo pred začetkom srečanja. srečanje. Ljudje bodo bolj pripravljeni sodelovati, če bodo vedeli, da bodo točke, ki jih zanimajo, obravnavane med srečanjem.

2. 
   

   
   
   
   Razviti in razdeliti dnevni red. Ta dnevni red bo zelo koristen ne samo predsedniku seje, temveč tudi udeležencem, saj vsebuje pomembne informacije, kot so datum, kraj seje in seznam udeležencev. Poleg tega dnevni red omogoča, da se vsi pripravijo, ker navajajo točke, o katerih bodo razpravljali med sejo. Naročilo dneva pošljite čim prej. Bolj kot je sestanek pomembnejši, prej ga boste morali oddajati.
   • Vaš dnevni red mora navajati čas razprave, ki bo dodeljen vsaki točki, ki jo vsebuje. Če vnaprej določite urnik, lahko spremljate napredek sestanka. Čas razprave o nekaterih točkah lahko traja dlje ali krajše, kot je bilo pričakovano, vendar vam urnik omogoča, da bolje sledite razpravi o teh točkah in temu primerno prilagodite svoj čas.

3. 
   

   
   Preiščite zadevo sestanka in prejšnje seje. Nekateri udeleženci morda ne poznajo točk, o katerih bodo razpravljali, drugi se morda niso udeležili predhodnih sestankov, nekateri pa so preprosto pozabili. Vedite, da boste lažje delovali kot predsedujoči, če boste poznali vsebino prejšnjih sestankov. Poskusite se pogovarjati z ljudmi, ki so se teh srečanj že udeležili, da razjasnite odprta vprašanja, ki jih morate izbrati na sestanku. Da bi olajšali načrtovanje sestanka, razmislite o tem, da od poročevalca zaprosite, da vam predloži zapisnike predhodnih sej.
   • Ta poročila so lahko izredno koristna. Povzamejo razprave in odločitve prejšnjih srečanj in vam omogočajo, da vse hitro uredite. Lahko boste predvajali tudi pomembna poročila skupaj z dnevnim redom.

4. 
   

   
   
   
   Prepričajte se, da je prizorišče vnaprej pripravljeno. Na dan srečanja preverite, ali je soba čista, predstavljiva in pripravljena za sprejem udeležencev. Preverite tudi, ali strojna oprema deluje dobro, na primer diapozitiv, projekcijska naprava itd. Zavedajte se, da lahko tehnični nosilci motijo ​​vaše srečanje.
   • Če delate predstavitev z digitalnimi mediji, na primer PowerPoint, si vzemite čas za seznanitev z daljinskim upravljalnikom, ki ga boste uporabili za pomikanje po diapozitivih. Tako boste prihranili čas za nadaljevanje razprave naprej.

2. del Predsedavanje sestanku

1. 
   

   
   Razglasite sejo za odprto. Ob odprtju srečanja in ko bodo nameščeni vsi udeleženci ali vsaj najpomembnejši izmed njih, se potrudite, da obdržite pozornost vse publike. Predstavite se in najavite namen srečanja. Nato se pogovorite o dolžini srečanja in času, ki ga nameravate preložiti. Lahko končate pred ali po oglaševanem času, vendar boste imeli vsaj en marker za spremljanje napredka sestanka. Če se udeleženci ne poznajo, si vzemite čas za predstavitev najpomembnejših izmed njih.
   • Zavedajte se, da imajo nekatere organizacije in podjetja stroge postopke za odpiranje in vodenje sestankov. Ameriško združenje državnih delodajalcev (AFSCME) na primer uporablja sistem, imenovan Robertsov pravilnik o redarstvu (Robertsov poslovnik), ki predvideva, da predsednik sejo odpre z udarcem. kladivo na mizi. Poleg tega so ta pravila glede predstavitve in sprejetja resolucij zelo specifična.

2. 
   

   
   Povzemite pomembne točke, o katerih smo govorili na prejšnjih srečanjih. V primeru sestankov, namenjenih pomembnim projektom, poskušajte pritegniti pozornost občinstva takoj, ko se seja odpre, hitro povzeti odločitve in vidne dogodke, ki so zaznamovali prejšnja srečanja. Vsi udeleženci verjetno ne bodo poznali te težave tako kot vi, zato razmislite o tem, da obvestite vse, da bi sestanek olajšali.
   • Namesto da sami povzamete vsebino prejšnjih sestankov, lahko poročevalcu naročite, naj prebere te zapisnike.
   • Razmislite lahko tudi o branju glavne korespondence, ki ste jo prejeli od prejšnjega srečanja.
   • Možno je tudi udeležencem razdeliti kopije korespondence in poročil, saj teh dokumentov običajno ni treba brati na glas.

3. 
   

   
   Nekatere udeležence prosite, naj poročajo o trenutni situaciji. Nato strokovnjakom dajte možnost, da obvestijo skupščino o dogajanju od prejšnje seje. To je lahko karkoli, na primer težave, ki jih mora rešiti vaše podjetje ali organizacija, sprememba osebja, razvoj projektov ali sprememba strategije. Udeleženci bi lahko zahtevali tudi informacije o rezultatih nekaterih ukrepov, ki so bili sprejeti kot rezultat odločitev, sprejetih na prejšnji seji.

4. 
   

   
   Ukvarjajte se z nerešenimi vprašanji. Preden začnete z novimi vprašanji, razpravljajte o problemih, ki še niso bili razrešeni, ali o odločitvah, ki niso bile sprejete na prejšnjem srečanju. Noben udeleženec ne bi hotel prevzeti odgovornosti za stare težave. Zato med srečanjem poskusite rešiti odprta vprašanja. Delo, ki na prejšnjem sestanku ni bilo končano, je običajno navedeno pod "odprta vprašanja" ali "vprašanja za nadaljnjo obravnavo".
   • Glede na kulturo podjetja in pravila dela lahko odločanje poteka v posebnem postopku, na primer, da bo treba doseči večinski dogovor ali dodeliti skupino ljudi z visokim hierarhičnim položajem, da prevzamejo vse odločitve.
   • Upoštevajte, da so nekatera vprašanja preprosto težavna v času med sestanki. Ni vam treba podrobneje obravnavati napredka dolgoročnih projektov, ki še vedno tečejo. Vendar morate "sprejeti" odločitve o projektih, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje.

5. 
   

   
   Obdelajte nov posel. Potem se pogovorite novo vprašanja, nove skrbi in vprašanja, o katerih je treba razpravljati med srečanjem. To so ponavadi točke, ki izhajajo iz dogodkov po prejšnjih sestankih. Poskusite sprejeti končne in jasne odločitve, saj bodo predmeti, ki med obravnavo niso obravnavani, prestavljeni na naslednjo sejo.

6. 
   

   
   Povzemite sklepe srečanja. Ko končate s trenutnimi primeri, nadaljujte s povzetkom sklepov udeležencev. Podrobno navedite rezultate odločitev in po potrebi opišite konkretne ukrepe, ki jih mora vsak udeleženec opraviti pred naslednjim srečanjem.
   • Ta korak je pomemben, saj je vaša zadnja priložnost, da zagotovite, da bodo vsi zapustili sobo z jasno predstavo o poteku različnih projektov in natančno vedeli, kaj bodo morali storiti.

7. 
   

   
   Končajte z predstavitvijo teme naslednje seje. Na koncu obvestite vse o temi naslednjega srečanja in če ste ga že začeli programirati, določite kraj in datum. To bo ohranilo določeno kontinuiteto med projekti ali odločitvami in dalo udeležencem predstavo o rokih, kako jih organizirati za izvajanje dodeljenega dela.
   • Vedi, da ti ne Če ste izčrpali dnevni red sedanjega srečanja, morate načrtovati še en sestanek. Vendar pa je dobro, da to storite, če imate dovolj točk za obravnavo ali če morate počakati, da se bodo nekateri projekti razvijali.

Del 3 Učinkovito vodite sestanek

1. 
   

   
   Usmerite v razprave, ne da bi prevladovali nad njimi. Ena od vaših vlog je pospeševati razprave in jih ohranjati v skladu s cilji srečanja. Vaša vloga ni predstaviti svoje mnenje o vsakem vprašanju ali uskladiti potek razprav z načrtovanim časovnim razporedom. Bodite prilagodljivi. Udeležencem dovolite, da se svobodno izrazijo in naj se nova vprašanja pojavijo, tudi če niso del dnevnega reda. Morda se vam zdi, da morate zapreti ali spremeniti nekatera vprašanja, da diskusijo ne bi nameravali nameniti sestanku, vendar ne mislite, da morate nadzorovati vse. Konec koncev gre za kolektivno prizadevanje.
   • Med potekom srečanja spremljajte dnevni red. Če zamujate, se izognite nekaterim vprašanjem ali preložite pregled. Ne odlašajte s tem, ko so obravnavana vprašanja zelo pomembna.

2. 
   

   
   Spodbudite vse prisotne k sodelovanju v razpravah. Kot predsednik morate zagotoviti učinkovitost in preglednost postopkov. Spodbujajte udeležbo prisotnih, ki neradi govorijo, čeprav so dobro razpravljali o obravnavanih vprašanjih. Ni jim treba izzivati ​​ali z njimi neposredno govoriti. Lahko preprosto rečete nekaj takega: "Mislim, da nam bo strokovno znanje gospoda Martina zelo pomagalo". To je eleganten način, da nekatere člane spodbudite k aktivnejši udeležbi.

3. 
   

   
   Poskrbite, da bodo vsi razumeli vsebino postopka. Ne pozabite, da nimajo vsi udeleženci istega znanja in izkušenj srečanja. Da bi jim omogočili, da izkoristijo srečanje, razmislite o poenostavitvi zapletenih vprašanj, ko se pojavijo. Manj izkušeni udeleženci bodo zagotovo cenili vaš trud.

4. 
   

   
   Ne puščajte za seboj težkih ali neprijetnih vprašanj. Če predsednik teh vprašanj ne nadzoruje dobro, se sestanek lahko spremeni v neuspeh. Poskrbite, da boste obravnavali vsa pomembna vprašanja, ki se pojavljajo na sestanku, in ne dovolite, da se udeleženci poskušajo oprostiti odgovornosti ali nejasnih opravičil za neodgovorjena vprašanja. Poskusite to ugotoviti in dobiti odgovore na vprašanja, za katera nihče ne želi najti rešitve. To nujno ne ustreza želji vsakega udeleženca, vendar so to vprašanja, ki jih je treba rešiti, da sestanek izpolni svoje cilje.
   • Poskrbite, da so bile zabeležene vse pomembnejše odločitve. Naj poroči poročevalca sestanka ali pisca poročila. Če ste prisiljeni vnašati zapletena vprašanja, poskusite pridobiti dobro utemeljene odgovore na ta vprašanja.

5. 
   

   
   Pazi na svoj urnik. Mnogi ljudje ne marajo srečanj, ker mislijo, da je to izguba časa. Da se izognete neskončnim sestankom, uporabite svoj avtoritet kot predsednik, da postopke nadaljujete z dobrim tempom. Če bo srečanje verjetno trajalo dlje, kot je bilo pričakovano, ne odlašajte z obravnavo nekaterih neobčutljivih vprašanj. Bodite pripravljeni na pregled svojega programa na kraju samem, da se izognete zapravljanju časa.