Kako učinkovito organizirati svoj čas

Vsebina

• faze
• 1. del Ocenite trenutno upravljanje svojega časa
• 2. del Izogibanje motenj
• Del 3 Učinkovita uporaba vašega časa

Vsakdo je že kdaj slišal, da se kdo pritožuje, da ni dovolj ur na dan, da bi opravili vse, kar morajo. Nekaj ​​osnovnih nasvetov za organizacijo in upravljanje časa vam lahko pomaga, da kar najbolje izkoristite svoj čas. Če se boste naučili, kako učinkovito organizirati svoj čas, boste lahko dosegli veliko več stvari.

faze

1. del Ocenite trenutno upravljanje svojega časa

1. 
   

   
   Opazujte svoje dnevne aktivnosti. Opazujte, kaj počnete vsak dan in si zabeležite različne načine, kako preživite svoj čas. Presenečeni boste, ko boste videli, koliko časa zapravite na dan, ko ga primerjate s časom, ki ga porabite za to, kar morate storiti.
   • Ne pozabite upoštevati bolj jalovih dejavnosti, na primer, ko pripravljate zajtrk, ko opravljate gospodinjska opravila, ko se tuširate itd.

2. 
   

   
   Vse svoje dejavnosti zapišite v zvezek. Ko opazite vse svoje dejavnosti in ocenite, koliko časa porabite za opravljanje le-teh, zapišite v zvezek. Vse podatke shranite v isti zvezek, saj boste tako lažje prepoznali vzorce, ki se ponavljajo, in čase, ko izgubljate čas, če jih boste videli na isti strani.
   • Ničesar ne zapomnite in jasno zapišite vsak vnos v zvezek. Ne ločite dogodkov v en vnos, ne podcenjujte manjših opravil in zapišite natančne čase, ko ocenjujete, kako se vaš dan razpade.
   • Morda bi bilo koristno nekatere dejavnosti razvrstiti v kategorije. Na primer, morda opazite modra hišna opravila, rdeče delovne dejavnosti in hobije v črni barvi. Tako boste lažje predstavili, kako preživite svoj čas.

3. 
   

   
   
   
   Ocenite svoj čas. Ali porabiš eno uro, da ne delaš ničesar? Dve uri, da se odločite, kje jesti? Osem ur za brskanje po internetu? Poiščite predloge, ki vam povedo, kako preživite svoj čas, in določite, katere dejavnosti so potrebne in katere dejavnosti niso potrebne.
   • Ali izgubljate čas, ker nimate nadzora nad seboj? Ali stvari prevečkrat odložite čez noč? Ali sprejemate preveč odgovornosti? To so vprašanja, ki si jih morate zastaviti, ko ocenjujete, kako preživite svoj čas.
   • Morda se boste zavedali, da si svoj dan delite na način, ki nima smisla. Na primer, morda ni pametno delati pol ure, preden deset minut porabite za nepomembne stvari, preden se pol ure vrnete v službo. Bolj boste osredotočeni in produktivni, če boste eno uro delali in kasneje skrbeli za manj pomembne stvari.
   • Bolje je, da se svojih nalog lotite tako, da jih razbijete. Ta metoda od vas zahteva, da za eno opravilo namenite določeno količino časa, ne da bi se motili.

4. 
   

   
   
   
   Razmislite o prilagoditvah. Zdaj, ko točno veste, kaj počnete v svojem času, začnite z aktivnimi prilagoditvami svojega urnika. Prepričajte se, da določite področja, ki jih ne morete zmanjšati. Ne zato, ker nekaj traja veliko časa, da je čas, da zapravite.

5. 
   

   
   Poiščite, kaj je narobe. Če tri ure na dan porabite za pošiljanje delovnih papirjev, je malo verjetno, da boste lahko zmanjšali količino časa, ki ga porabite za to dejavnost. Če pa med delovna mesta pošljete štiri ali pet uslužbencev, boste morda lahko zmanjšali čas, ki ga porabite za to dejavnost.

6. 
   

   
   Spremenite svoje navade. Ne glede na težave pri urejanju svojega časa, vedno obstaja rešitev. Ko boste našli čas, ki ga zapravljate, ali način, kako bi morali preživeti svoj čas, se boste morali usklajeno potruditi, da spremenite svoje navade upravljanja časa.
   • Če porabite preveč časa za gospodinjska opravila ali pripravo jedi, razmislite o najemu gospodinje ali kuharice. Za nekatere ljudi je njihov čas vreden več kot njihov denar.
   • Dober del dneva lahko brezciljno preživite po brskanju po internetu. Dostop do določenih spletnih mest ali družbenih omrežij lahko omejite, ko raje delate ali počnete kaj drugega.

2. del Izogibanje motenj

1. 
   

   
   Prepoznajte motnje v vašem življenju. Nenehne motnje so največja grožnja dobremu upravljanju časa. Morate razumeti, katere dejavnosti ali kateri posamezniki navadno zapravljajo vaš čas. Ne glede na to, ali gre za prijatelja, ki nikoli ne neha govoriti ali je kriv užitek, ki vam odvzame službo, morate najti načine, kako se izogniti vsemu, kar vam zapravlja čas.
   • Če porabite veliko časa za nekaj, kar ne prinaša želenih rezultatov, se je temu verjetno izogniti v življenju, ki bi se mu morali izogibati.
   • Če delate v pisarni, boste verjetno številni kolegi mislili kot moteče. Izogibajte se nepotrebnim pogovorom, ko imate stvari. Vendar ne pozabite, da je vaš odnos v pisarni prav tako pomemben za napredek vaše kariere kot vaše veščine upravljanja časa, zato ne smete biti slabi.

2. 
   

   
   Izogibajte se dolgim ​​pogovorom po telefonu. Če veliko časa preživite v telefonu, boste morda morali prilagoditi navade pogovora. Pogosto lahko hitrejše rezultate dosežete s pogovorom v oči, ne pa s telefonskimi razpravami, zato morate zmanjšati čas, ki ga preživite na liniji.
   • Številni telefonski pogovori, zlasti na začetku ali koncu, vključujejo nepotrebne ali nepotrebne razprave. Ljudje ponavadi odstopajo od teme, ko so v telefonu, zato morate biti pozorni. Na srečanjih iz oči v oči se čutite bolj dolžni razpravljati le o tem, ki vas zanima. To se zgodi, ker ni drugih motenj, ko ste pred klicateljem.

3. 
   

   
   Ne preživite preveč časa na internetu. Mreža veliko ljudi uporablja kot pomembno orodje za izvajanje nalog, ki jih je treba opraviti. Vendar pa je prav toliko tistih, ki se prepustite branju nekoristnih člankov ali športnih novic ali gledanju fotografij zvezd, mačk ali mladičkov. Med uporabo interneta ostanite osredotočeni. Obstajajo programi, ki jih lahko namestite, ki blokirajo določene aplikacije, spletna mesta in domene in tako pomagajo zmanjšati motnje, ki jih splet ponuja.
   • Izogibajte se Facebooku in drugim spletnim mestom družabnih omrežij, ko bi se morali osredotočiti na kaj drugega.
   • Prav tako boste izgubili veliko časa za iskanje različnih tem v Googlu. Morda boste pomislili na hitro iskanje posamezne teme in preden ste se zavedali, ste tri ure iskali globine mreže.

4. 
   

   
   Uporabite znak "ne moti". Verjetno poznate ta znak, ki visi na vratih hotelskih sob. Prav tako učinkovito je lahko v pisarni ali na svojem delovnem mestu. Takšen znak lahko prevzamete tako, da ga izberete v naslednjem hotelu, kjer boste nastanjeni, ali tako, da doma natisnete tisto, ki ga lahko obesite na vrata svoje pisarne, ko bo to potrebno. Tako se boste izognili tveganju nepotrebnih pogovorov, ki vas bodo odvrnili od vašega dela.
   • Če delate doma, je nujno imeti namenjen prostor samo za delo. Ne delajte v skupnih prostorih hiše, saj bi vas televizor, telefon ali video konzola zlahka odvrnili od vašega dela.

5. 
   

   
   Vzemite si čas za neizogibne zmote. Obstaja nekaj motenj, ki se jim ljudje preprosto ne morejo izogniti. Včasih je vaš šef, ki pride k vam, da razpravlja o stvareh, in drugi ali starejši član vaše družine, ki potrebuje pomoč pri preprostih stvareh. Ne glede na te neizogibne motnje, če se predhodno pripravite, ne bodo posegale v čas, ki ga potrebujete za druge projekte ali dejavnosti, ki jih morate dokončati.

Del 3 Učinkovita uporaba vašega časa

1. 
   

   
   Napišite vse. Ne zanašajte se na svoj spomin za dokončanje nalog, ki jih morate opraviti. Zapišite vse, kar morate storiti, na eno mesto in bodite pripravljeni, da se pogosto seznanite s tem seznamom, da dosežete svoje cilje.
   • Tudi če se vam zadevna naloga zdi manjša ali sekundarna, jo zapišite. Vaš koledar naj bo napolnjen z majhnimi komentarji, kot so "pokličite Johna", "poiščite profitne marže" ali "pošljite enega šefu".
   • Nenehno imejte zvezek s seboj, če želite beležiti naloge, ki se pojavijo. Mislite, da se boste spomnili, da jih napišete kasneje, vendar tega ne boste storili.

2. 
   

   
   Uporabite koledar. Z dodajanjem preprostega koledarja v orodja, ki vam pomagajo pri organizaciji, lahko svoj čas bolj učinkovito organizirate. Ko se sestavijo na vaš urnik, napišite nove roke, domače naloge ali sestanke. Vsako jutro si vzemite čas za ponovno branje koledarja in ugotovite, kaj vas čaka.

3. 
   

   
   Izogibajte se prekomernemu delu. Organizirajte svoj urnik, da se izognete preveč stvari ali hkrati odgovarjate za preveč projektov. Preden sprejmete karkoli, preverite koledar in se prepričajte, da imate čas. Tako boste lahko ostali organizirani in si redno ogledovali koledar.

4. 
   

   
   Odpravite moteče. Organizirajte svoj čas produktivno tako, da odpravite elemente, ki bi vas lahko odvrnili ali povzročili, da boste izgubili videnje svojega cilja ali zamujali. Televizorje in igralne konzole hranite stran od prostora, kjer študirate ali plačujete račune, da se osredotočite le na naloge, ki jih je treba opraviti najprej, in hobije ohraniti za pozneje.

5. 
   

   
   Organizirajte svoje naloge. Učinkovito upravljajte s časom, tako da se organizirate, da najprej opravite nekatere pomembne ali nujne naloge. Zabeležite si ga v koledarju tako, da ga označite s posebnim barvnim označevalcem ali s postavitvijo nalepke. Najprej poskrbite za te nujne dejavnosti, da si zagotovite dovolj časa, da jih dokončate, nato pa po zaključku prvih opravite manj nujne dejavnosti.
   • Ne odlašajte in občasno spremenite svoje prioritete. Obstajajo stvari, ki se lahko pojavijo v zadnjem trenutku in hitro zahtevajo vašo pozornost. Prenehati boste morali, kar počnete, in včasih energijo in čas preusmeriti na zadnjo aktivnost. Pazite le, da se ne zgodi prepogosto.
   • Če se zavedate, da čez dan nenehno preurejate svoje prioritete, nekaj ni v redu. Tudi če boste morali porabo časa pričakovati manjše prilagoditve, če boste morali nenehno spreminjati, je to mogoče zato, ker od začetka niste pravilno organizirali svojih dejavnosti.

6. 
   

   
   Bodite realni. Dajte si realen čas za dokončanje vsake svoje naloge. Če menite, da bo za določeno dejavnost potrebnih pol ure do ene ure, si privoščite uro. Če ostanete realni, koliko časa bo trajala neka aktivnost, se izognete preobremenitvi ali zamujanju.
   • Preprečevanje je vedno boljše od zdravljenja in vam daje več časa, kot ga potrebujete. Če nalogo dokončate prej, lahko preidete na naslednjo nalogo, ki ne bi smela vplivati ​​na vašo storilnost.

7. 
   

   
   Organizirajte osnovne dejavnosti. Ne pozabite prešteti časa, ki ga potrebujete za osnovne dejavnosti, kot so obroki ali tuš. To se vam morda zdi naravno, vendar je pomembno, da si med drugimi dejavnostmi vzamete čas za njihovo izvajanje in tako preprečite, da jih ne pozabite ali da ne zamudite.

8. 
   

   
   Uporabite sistem opomnikov. Poleg urnika postavite preprost sistem opomnikov, da si boste lažje zapomnili pomembna opravila in roke. Uporabljajte sporočila ali opozorila v telefonu ob določenem času dneva, da se spomnite narediti nekaj ali načrtovati dejavnost. Ta sistem vam bo pomagal, da ničesar ne pozabite.
   • Izogibajte se zanašanju na druge, da se spomnite, kaj morate storiti. Verjetno vas bodo pozabili tako, kot bi pozabili nase.
   • Če imate nekaj zelo pomembnega, organizirajte veliko opomnikov. Po telefonu lahko prezrete post-it ali opozorilo.

9. 
   

   
   Prosite za pomoč. Prosite nekoga, da vam pomaga ali po potrebi prenese bolj preproste naloge. Pomagali boste pri urejanju urnika, če boste ponosni nase in od nekoga zahtevali preprosta opravila, na primer pomoč pri hišnih opravilih ali pripravo večerje, ko ste zaposleni.
   • Obvezno prenesite svoje odgovornosti na usposobljene ljudi. Ni dovolj, da dokončate zadevno nalogo, tudi želite, da je dobro opravljena.
   • Ne izkoristite navade, da nenehno prosite za pomoč kolegov. To kaže, da ne veste, kako urejati svoj čas. Leni boste in nemotivirani.

10. 
    

    
    Ocenite svojo produktivnost. Občasno je treba storiti korak nazaj in analizirati, kaj ste dosegli, kakovost vašega nastopa in čas, ki ste ga potrebovali. Če se boste zavedali teh vidikov svojega dela in svojega življenja, boste lahko spremenili svoj urnik in svoje dnevne navade, kar bi lahko prineslo presenetljivo učinkovite rezultate.

11. 
    

    
    Nagradite se. Če boste trdo ali preveč delali, boste prišli do stopnje izčrpanosti in težko se boste osredotočili tudi na najpreprostejše naloge. Potem si morate občasno vzeti trenutek, da proslavite, kar ste dosegli, in nagraditi sebe, če naredite nekaj, kar resnično imate radi.
    • Poskrbite, da svoj prosti čas preživite zabavno. Izklopite telefon in se izogibajte odgovorom na vprašanja. Če mešate delo in užitek, ne boste uživali in nabrali boste utrujenost.
    • Če delate v ponedeljek ali petek, vikend počivajte. Če ste tri mesece delali brez odmora na istem projektu, si privoščite malo počitnic, ko končate.