Kako odgovoriti na telefonski klic mojega šefa

Vsebina

• faze
• 1. del Vadba profesionalnega etiketa po telefonu
• 2. del Pogovor s svojim nadzornikom
• 3. del Sprejem klica zunaj delovnega časa

Prejemanje telefonskega klica od šefa je včasih vznemirjenje, še posebej, če vas pogosto nervira in izgubi samozavest. Najboljši način za sprejemanje klicev delodajalca je, da ves čas izvajate poklicno etiketo po telefonu in ste vedno pripravljeni sprejemati naloge in odgovarjati na vprašanja, povezana s svojim delom.

faze

1. del Vadba profesionalnega etiketa po telefonu

1. 
   

   
   Pokliči klic. Naj telefon pokliče dva do trikrat, preden ga prevzamete. Tako boste ustvarili vtis, da ste zaposleni in dobro nastopate. Klic vzemite prezgodaj, dajte vtis, da niste preveč zaposleni ali sploh ne počnete ničesar, predolgo čakate, preden to storite, nakazuje, da klicatelj za vas ni prioriteta.
   • Ne pozabite, da uporabljate to pravilo vsakič, ko ste v poklicnem okolju, kdorkoli vas pokliče. Ne delajte tega ali ne uporabljajte njegovih pravil o ugodnosti samo takrat, ko vas šef poskuša kontaktirati po telefonu, ampak z vsemi, vključno s kolegi, strankami in dobavitelji, ki bodo bolj dovzetni, če se boste vedli primerno. Poleg tega nikoli ne morete zagotovo vedeti, kdaj vas bo delodajalec poklical iz druge linije.

2. 
   

   
   
   
   Pozdravite ga profesionalno. Ko sprejemate telefon, se potrudite biti čim bolj profesionalni in prijetni. Če vas na primer pokličejo vaši sodelavci ali delodajalec, recite: "Tukaj Jean Poisson. Kako vam lahko pomagam? "
   • Če delate v veliki organizaciji z več oddelki, v pozdravu navedite ime svojega oddelka ali oddelka. Reci: "Tukaj Jean Poisson iz komercialnega oddelka. Kaj lahko storim zate? "
   • Ko sprejmete telefonski klic z zunanje linije, vnesite ime svojega podjetja, tudi če mislite, da vas morda kliče šef. Na primer, recite: "zdravo! Tukaj ABC Service, Jean Poisson na napravo. Kako vam lahko pomagam? "

3. 
   

   
   Zaužijte hrano ali pljunite žvečilni gumi. Najbolje naredite, preden dvignete telefon, če pa tega ne morete storiti pravočasno, zaključite dejanje na najbolj diskreten in tih način. Pogovor z žvečilnim gumijem ali hrano v ustih je neprimeren in daje slabo samopodobo. Bolje, da ga bo sogovornik spoznal.

4. 
   

   
   
   
   Govorite jasno in neposredno v mikrofon. Tako se boste izognili težavam s komunikacijo med vami in vašim nadzornikom, kar lahko kasneje povzroči težave. Poleg tega bo vaš šef frustriran, če bo imel težave pri komunikaciji z vami zaradi težave z zvokom ali slabe kakovosti zvoka.
   • Ne pozabite se tudi nasmehniti, ko sprejemate in govorite po telefonu. Večina klicateljev, vključno s šefom, bo vedela, da se nasmejite s svojim glasom in tonom. To bo pozitivno vplivalo na vašega šefa, še posebej, če delate v industriji, povezani s prodajo in servisiranjem strank.

5. 
   

   
   Bodite pozorni na vso pozornost. Bodite zelo previdni, ko se pogovarjate po telefonu s šefom. Prenehajte vse, kar počnete, tudi če je to naloga, ki vam jo je dal prej. Pripravite se poslušati, kaj vam ima povedati.
   • Na splošno se pri komunikaciji s šefom ne izogibajte zunanjim dejavnikom. Na primer, če eden od vaših kolegov pride v vašo pisarno, medtem ko ste telefon, mu z vljudno kretnjo povejte, da se trenutno ne morete pogovarjati z njim.

2. del Pogovor s svojim nadzornikom

1. 
   

   
   Zapišite si. Vzemite si zvezek in bodite pripravljeni na beležke, ko klepetate z njim. S tem boste lahko kadar koli pripravljeni zapisati vse pomembne podatke, ki bi jih želel sporočiti med pogovorom, kot so: časi, datumi, naslovi ali navodila za določeno nalogo. Tako boste lahko zapisali tudi vsa pomembna vprašanja, ki bi mu jih radi zastavili v zameno.
   • Vedno ne pozabite imeti na svoji mizi, v zgornjem predalu ali na lahko dostopnem mestu, beležko in pisalo. Če imate v bližini prenosni računalnik, boste lahko vsakič zabeležili pomembne informacije ob vsakem načrtovanem ali nenačrtovanem telefonskem klicu.
   • Če prenosnika nimate pri roki, vendar sedite pred računalnikom, odprite prazno stran ali Wordov dokument in si zapišite, kot da uporabljate zvezek. Vendar se zavedajte, da vas bo slišal tipkati, zato bodite zelo previdni in pozorno poslušajte, da se bo manj nagnil k temu, da se zvoki na vaši tipkovnici res nanašajo na vaš pogovor.

2. 
   

   
   Ostanite mirni. Nekaj ​​trenutkov globoko in mirno dihajte in popijte malo vode, kot je potrebno, da se umirite. Zaskrbljeno osebo je enostavno prepoznati po telefonu, še posebej, če težko diha ali ima tresoč se hecen glas. Če boste mirni, se boste tudi počutili bolj samozavestno in nadzorovali situacijo.
   • Če veste, da vas bo kmalu poklical vaš delodajalec, se osvobodite tesnobe, tako da se malo sprehodite, preden prejmete klic. Vstanite in se sprehodite malo po pisarni ali službi, vam bo pomagalo. Pazite le, da se pravočasno vrnete na klic.
   • Če čutite potrebo, da se pred ali med klicem hitro umirite, naredite nekaj globokih vdihov. Štiri do pet sekund vdihnite čim bolj počasi skozi nos. Zadržite dih še tri sekunde, nato nežno izdihnite še štiri do pet sekund. Vdihavanje kisika vam bo pomagalo razbremeniti napetost in omogočilo čiščenje glave.

3. 
   

   
   Ves čas vadite aktivno poslušanje. Ker vam ne govori v oči, je pomembno, da jasno razumete vse, kar vam pove po telefonu. Ne oklevajte in ga prosite, naj ponovi in ​​razloži stvari, ki jih niste slišali ali razumeli.
   • Pravzaprav prosite za pojasnila ali občasno potrdite nekatere podrobnosti, tudi če razumete njegova navodila. Preden prekinete besedilo, poskusite povzeti navodila s svojimi besedami. Če vadite aktivno poslušanje, mu boste pokazali, da ga pridno poslušate in ste profesionalni.

4. 
   

   
   Odgovorite mu na kratko. Ne pojdite okoli grma, pojdite naravnost do točke in mu neposredno odgovorite. To daje vtis, da ste dobro pripravljeni in boste svojemu šefu omogočili, da se osredotoči na namen svojega klica, ne da bi se preveč motil. V večini primerov je vaš delodajalec zelo zaposlen in vas pokliče samo zato, ker želi od vas nekaj konkretnih informacij. Razen, če vas posebej zaprosi, da mu daste vse podrobnosti, mu dajte točno tisto, kar želi.
   • Še enkrat to ne pomeni, da po potrebi ne smete zaprositi za pojasnila. Vaš delodajalec je zagotovo zelo zaposlen, vendar je bolje, da za vprašanje postavite 60 sekund več, kot da bi morali s šefom porabiti ure za popravljanje napak. Če imate veliko vprašanj, a premalo časa, da vprašate, vprašajte svojega vodjo, če se lahko zbližate z določenim kolegom ali se posvetujete s pisnim dokumentom, da boste bolj obveščeni.

5. 
   

   
   Naredi besedne kimanje. To storite ves čas pogovora. Dobesedno kimanje so izjave, kot so "da", "strinjam se", "razumem" in "vidim." Vsi kažejo, da ga aktivno poslušate.
   • Seveda je treba te verbalne kimanje v pogovor pogovarjati ob primernih časih. Počakajte na odmor po navodilu ali razlagi, preden to storite.

6. 
   

   
   V celotnem razpisu imate pozitiven odnos. Pozitiven in dinamičen odnos kaže vašemu šefu, da ste samozavestni, kompetentni in se ne bojite soočati z izzivi dela. Če vas na primer pokliče, da razpravljate o težavi, se z njim pogovorite o možnih rešitvah, ki jih lahko uporabite.
   • Bodite čim bolj dovzetni, tudi če kritizira vaše delo ali odnos. Sprejmite kritiko tako, da jo povzamete s svojimi besedami, nato pa se pogovorite, kako jo odpraviti. Lahko iskreno izrazite svoje skrbi glede poti naprej v prihodnost, vendar se izogibajte izgovorom za pretekle napake ali težave.
   • Svoj stavek oblikujte z zaimkom "jaz" namesto z "vi", ko želite izraziti svoje pomisleke ali razložiti pretekle težave. To bo vašemu vodji omogočilo, da se ne bo postavil v obrambo, vam bo odgovoril negativno ali na udar jeze. Če vas na primer pokliče, da se z vami pogovorimo o nalogi, ki je niste uspeli pravočasno dokončati, recite: "Imel sem težave z zbiranjem potrebnih informacij", namesto da bi rekel "ti mi pravočasno ni dal potrebnih informacij ".

7. 
   

   
   Hvala ga. Ne pozabite se zahvaliti svojemu kuharju, da ste si vzeli čas, da vas pokliče. Čeprav je on tisti, ki vas je poklical, in ne obratno, se zahvaljujete, da vas je poklical, je odličen način, da mu izkažete svojo zahvalo za čas, ki vam ga je namenil. Recimo, recimo: "Vem, da imate naporen dan, hvala, ker ste si vzeli čas, da me pokličete. "
   • To storite vsakič, ko vas pokliče vaš nadzornik, še posebej, kadar to stori, da izrazi zaskrbljenost, kritizira vaše delo ali razloži projekt. Cilj je pokazati, kako si nestrpen izpolnjujete naloge, ki ste jih dobili, in zahvaliti se mu za čas, ki vam ga je namenil, kako prepoznati, da bo njegov klic pomagal, da boste dobro opravili delo.

3. del Sprejem klica zunaj delovnega časa

1. 
   

   
   Če je mogoče, se oglasite na klicu. Če vas šef pokliče po delovnem času, poberite in se pogovorite z njim, če to ne posega v vaše druge prioritete. To je še bolj pomembno, če ste bili na tem položaju manj kot šest mesecev.
   • Vaša pripravljenost za komunikacijo s šefom po rednem delovnem času bo pokazala, kako predani ste svojemu poslu in svojemu delu.
   • Če mu ne morete odgovoriti, ko vas pokliče, ga čim prej podpišite. V idealnem primeru bi poslušali glas, ki ste ga zapustili, in poklicali nazaj čim prej. Glede na kulturo podjetja in naravo klica bi morali imeti možnost, da ga dobite tako, da mu pošljete e-pošto ali elektronsko sporočilo, v katerem razložite, zakaj niste mogli sprejeti njegovega klica, če ga ne morete poklicati nazaj.

2. 
   

   
   Preglejte svojo korporacijsko kulturo. V nekaterih podjetjih delodajalec od zaposlenega zahteva, da ostane v stiku po telefonu in e-pošti, ne glede na uro ali dan. Čeprav se to morda zdi nepošteno, ga boste še vedno morali sprejeti kot del kulture podjetja, če želite še naprej delati na njem.
   • Če ne veste, katerih pravil upoštevati, se zbližajte s svojimi sodelavci. Morda boste izvedeli, da lahko počakate nekaj ur, preden odgovorite, ali da se vsi takoj odzovejo. Poiščite prave informacije in jih uporabite.

3. 
   

   
   Bodite pozitivni in ravnajte v skladu s situacijo. Vedno bodite vljudni in pozitivni, ko poslušate svojega delodajalca, tudi izven delovnega časa. Kljub temu morate vsako situacijo pogledati posebej, preden se odločite, kako se nanjo odzvati.
   • Na primer, če vas delodajalec kritizira ali vam daje navodila glede delovnega mesta, si med pogovorom zapišite zapiske, vendar ne odlašajte z nadaljevanjem dodatnih poklicnih dejavnosti, ko bo klic končan. Če naloga, ki vam jo je dal, ni nujna, jo lahko odložite in opravite med običajnim delovnim časom.
   • Po drugi strani pa se morate v primeru nujnosti postaviti istočasno in težavo rešiti, ne da bi izgubili sekundo, v skladu z željami svojega šefa.

4. 
   

   
   Ocenite zadovoljstvo s službo. Vaš šef ne more upravičeno pričakovati, da boste na voljo 24 ur na dan, 7 dni v tednu, vendar ni zagotovila, da bodo njegova pričakovanja ustrezna. Če vas šef redno kliče po urah in se vam zdi neprijetno ali tesnobno, razmislite o iskanju druge službe.
   • Izklopite mobilni telefon, če veste, da vas bo delodajalec poklical po urah, toda če niste sindikani, vas lahko verjetno kadar koli odpustijo. Vaš šef se lahko umakne, če opazi, da se po delovnem času ne sprejemate na njegove klice ali vam ga zaradi tega pošlje nazaj.