Kako napisati projekt, ki ga mora predložiti njegovi upravi

Vsebina

• faze
• 1. del Pisanje vašega projekta
• 2. del Delite svoj projekt

Znanje, kako oddati projekt svoji administraciji, je koristna spretnost, če želite predstaviti nove priložnosti za beleženje dodatnih prihodkov, predlagati izboljšave postopkov ali izpostaviti učinkovite tehnike, da bi bile bolj varčne. Lahko se odločite tudi za pisanje predloga, ko menite, da je treba nekaj spremeniti. Če nameravate opisati tak dokument, da ga boste lahko predložili upravi svojega podjetja, si morate najprej vzeti čas, da zberete ustrezne podatke. Svoje ideje lahko pošljete tudi svojim kolegom, da dobijo njihovo mnenje in vedo, ali se držijo vašega projekta, nakar boste morali poskrbeti, da boste takšno smer pristopili natančno.

faze

1. del Pisanje vašega projekta

1. 
   

   
   Natančno določite zadevni problem ali svojo idejo. Če želite opisati znižanje stroškov ali racionalizacijo operacij, morate najprej ugotoviti glavno težavo. Najpogosteje bi vam bila ideja lahko jasna, če pa želite na njej komunicirati ali ponuditi rešitve, bi bilo pametno biti zelo pozoren.

2. 
   

   
   Naredite svojo raziskavo. Preden napišete projekt, je pomembno, da preverite vse elemente, ki se nanj nanašajo. Poiščite razpravo z vpletenimi strankami, bodisi s svojimi kolegi, managerji ali strankami. Prav tako boste lahko prebrali podobne programe, ki jih vodijo druga podjetja, da vidite, kaj počnejo drugače.
   • Če na primer menite, da mora vodstvo spremeniti gostinsko ponudbo, se najprej pogovorite s kuhinjskim osebjem. Kaj mislijo? So morali delati drugje z drugimi gostinci? Kaj si o tem mislijo vaši kolegi? To so vsi vidiki, ki jih morate obravnavati. Mogoče je, da je vaše nezadovoljstvo zgolj vprašanje osebnega okusa in ne vprašanje kakovosti.

3. 
   

   
   
   
   Napišite opis težave. Za začetek pisanja projekta najprej opišite trenutno stanje. Nato izpostavite ustrezna dejstva (kraji, datumi, vpleteni ljudje). Na tej ravni ne sodite, namesto tega se osredotočite na razlago stvari, kakršne so.
   • Kot ponazoritev lahko zapišete: "Podjetje X je zadnjih sedem let koristilo gostinske storitve Y. V tem obdobju se je število glavnih jedi zmanjšalo s pet na dve. Zmanjšalo se je tudi število jedi v glavnem za vegetarijance in obstajajo celo dnevi, ko se nič takega ne predlaga.

4. 
   

   
   Pojasnite, kaj predlagate kot rešitev. Ko ugotovite težavo, lahko začnete pisati točno tisto, kar predlagate. Osredotočite se na najpomembnejši vidik. Dokažite, da vaša opažanja temeljijo na vaši raziskavi.
   • Lahko bi na primer napisali "Predlagam, da gostinca za podjetje X zamenjate z drugim. Podjetje X ima v zvezi s tem več možnosti. Tako gostinci W kot Z ponujajo širok izbor menijev in ponujajo stroške, primerljive s stroški našega trenutnega ponudnika. Poleg tega, ker gostinci Z vsak dan nudijo vegetarijanske, veganske in brezglutenske izdelke, bi lahko bolje zadovoljili potrebe naše delovne sile. Kar zadeva W catering, ponuja manj jedi za vegane, vendar bi lahko bila tudi dobra izbira. Raziskava, izvedena leta 2011, je pokazala, da je 40% zaposlenih vegetarijancev, 10% veganov in 2% raje živil brez glutena.

5. 
   

   
   
   
   Izdelajte načrt. Opišite vsak korak in se osredotočite na časovnice ali stroške za njihovo izvajanje. Bodite izrecni o tem, kaj veste in kaj še morate odkriti. Ne pozabite napisati oštevilčenih korakov in nato navesti več podrobnosti. Ne precenjujte pomena inovacije, ki jo želite doseči, ampak predstavite rezultate, ki jih pričakujete.
   • Za spremembo gostinca bomo morali: 1: prekiniti pogodbo z gostinci Y, 2: poskusiti jedi ponudnikov storitev W in Z, 3: izbrati eno izmed njih, 4: podpisati pogodbo z izbranim gostincem. Pristojbine bi morale biti primerljive s tistimi, ki jih trenutno ponuja podjetje Caterer Y. Dokler odpovemo pogodbo z dobaviteljem Y, ne bi smelo biti denarne kazni. Poleg tega, če naši zaposleni bolj cenijo nove obroke, obstaja velika možnost, da bodo na svojem delovnem mestu srečnejši.

6. 
   

   
   Izpostavite morebitne ugovore. Pokažite, da ste v celoti seznanjeni z vsemi pomanjkljivostmi, ki se lahko pojavijo v vašem načrtu. Bo odpor med zaposlenimi? Na primer, nekaterim bi lahko bile všeč storitve vašega trenutnega gostinca. Bi lahko vladno agencijo prepričali, da je vaša nova ideja varna? Pogovorite se o korakih, ki jih načrtujete, da bi prepričali druge o izvedljivosti in ustreznosti vašega projekta.

7. 
   

   
   Navedite potrebne materiale in osebje. Če novi projekt, ki ga predlagate, zahteva nakup materiala ali najem novih sodelavcev, to navedite, potem ko ste začrtali korake. Ne pozabite omeniti tudi potrebnega časa, saj je to tudi vir. Ustvarite kontrolni seznam, če želite izstopiti iz njega. Na primer, lahko napišete naslednje.
   • Potrebno: pododbor za ocenjevanje gostincev (4 osebe iz različnih delov podjetja), 2 uri za degustacijo in 3 ure za pisanje poročila.

8. 
   

   
   Naredite sklepe na podlagi glavnih prednosti. Ne glede na to, kakšno spremembo nameravate narediti, na koncu postopek ponovite še enkrat. Še enkrat razpravljajte o treh glavnih elementih svojega projekta in nato podajte zaključni stavek. Zamislite si to kot svoj povzetek. Kot ponazoritev bi lahko rekli naslednje.
   • "Kot kaže ta predlog, je gostinec Y v zadnjih sedmih letih zmanjšal število ponudnikov. Ponudniki W in Z ponujajo bolj raznolike menije po relativno primerljivih cenah. Predlagam, da lahko s temi gostinci opravimo degustacijske teste, da bomo lahko izbrali novega dobavitelja hrane za to podjetje. To bo zagotovo spodbudilo zadovoljstvo in ohranitev zaposlenih. "
   • Omenite posebne denarne ali količinske koristi. Če lahko na primer vaša inovacija zmanjša stroške, morate to poudariti.
   • Predstavite kakovostne koristi. Podjetje včasih izkoristi številne ugodnosti, ki jih ni mogoče količinsko opredeliti s konkretnimi podatki in številkami. Če vam ideja pomaga povečati zadovoljstvo zaposlenih, je pomembno, da jo omenite. Te izboljšave so lahko prav tako koristne kot tiste, ki so količinske.

2. del Delite svoj projekt

1. 
   

   
   Prosite kolega, da ga prebere. V idealnem primeru bi morali zaprositi kolega, da bo prebral vaš projekt in vam dal svoje mnenje. Lahko odobri vsebino vašega programa, če pa temu ni tako, razmislite o upoštevanju njegovih ugovorov. Če menite, da so ti ustrezni in boljši od tistega, kar predlagate, potem razmislite o pregledu. Če sicer razumete ustreznost njegovih argumentov, vendar jih ne odobrite, razmislite o njihovi vključitvi v razdelek o ugovorih.

2. 
   

   
   Preučite svoj projekt. Ko ste napisali svoj projekt in ga je kolega prebral, ga morate zdaj pregledati, da izboljšate tekočnost, slovnico, natančnost in število besed. Predloga ne smete predolgo pripraviti, sicer tvegate, da ga voditelji ne bodo prebrali. Naredite, kar je potrebno, da vse ohranite kvečjemu na eni do dveh straneh.

3. 
   

   
   Projekt predložite svoji upravi. Ko začutite, da je vaš projekt pripravljen, določite osebo, ki ji jo morate predložiti. V nekaterih organizacijah je vodja znan vsem, ki je odgovoren za sprejemanje odločitev. V drugih družbah z bolj stranskimi strukturami je morda težje vedeti, kdo so pravi odločevalci. Naredite temeljito raziskavo vašega podjetja, da ugotovite, kdo je odgovoren za takšna vprašanja.
   • Ko veste, komu predati svoj projekt, poglejte, ali lahko z njim imate tête-à-tête. Zelo pogosto se ljudje ugodneje odzivajo na zahteve po novostih, ko se izmenjave nahajajo iz oči v oči. Če ne, pošljite papirno različico projekta ali tisto različico.