Kako napisati načrt upravljanja sprememb

Vsebina

• faze
• 1. način Napišite načrt za upravljanje organizacijskih sprememb
• 2. način Sledite spremembam projekta

Obstajata dve vrsti načrtov za upravljanje sprememb. Ena obravnava vpliv sprememb organizacije in olajša prehod. Drugi pomaga slediti spremembam posameznega projekta in ustvarja jasen zapis o spremembah izdelkov ali obsega projekta. Ti načrti se nanašajo na sporočanje, kaj je treba storiti jasno in natančno.

faze

1. način Napišite načrt za upravljanje organizacijskih sprememb

1. 
   

   
   Pokažite razloge za spremembe. Naštejte dejavnike, ki so privedli do odločitve za spremembe, kot so slaba učinkovitost, nova tehnologija ali sprememba poslanstva organizacije.
   • Eden od načinov je opisati trenutno stanje poslovanja in prihodnje razmere, ki jih želi ustvariti ta načrt.

2. 
   

   
   Določite naravo in obseg sprememb. Na kratko opišite pričakovano naravo projekta. Ugotovite, ali bo to vplivalo na položaje, spremembe procesa, spremembe politike ali organizacijsko strukturo. Naštejte oddelke, delovne skupine, sisteme ali katero koli drugo komponento, ki se lahko prilagodi.

3. 
   

   
   
   
   Opišite podporo deležnikov. Naštejte vse zainteresirane strani, vključene v načrt, na primer vejo, vodjo misije, predlagatelja, potrošnike ali zaposlene, ki jih je sprememba prizadela. Za vsak od teh delov določite, ali bo deležnik podprl spremembe, ki jih je treba uvesti.
   • Ne pozabite sestaviti tabele, ki lahko te informacije razloži jasno in kratko. Za vsako prizadeto stran ocenite prednostno raven (visoka, srednja ali nizka) naslednjih podatkov: ozaveščenost, raven podpore, vpliv.
   • Če je mogoče, izvedite intervjuje v intervjuju, da ocenite podporo deležnikov.

4. 
   

   
   Ustanovite ekipo. Ta skupina bo odgovorna za komunikacijo z vsemi zainteresiranimi stranmi, poslušanje različnih pomislekov in zagotavljanje, da se operacija odvija v najboljših možnih pogojih. Izberite ljudi, ki so zelo verodostojni v poslu in imajo dobra komunikacijska znanja.
   • Moral bi najeti promotorja iz višjega vodstva. Poudarite, da bo aktivno spodbujalo spremembe, ne le odobril načrt.

5. 
   

   
   
   
   Razviti pristop z upravljanjem. Prejemanje celotne podpore podjetja je bistvenega pomena za uspeh operacije. Dovoli vsem višjim managerjem, da komentirajo spremembe in sodelujejo med seboj, da igrajo aktivno vlogo v tem projektu.

6. 
   

   
   Naredite načrt za vsakega igralca. Vsak deležnik, vključno s tistimi, ki podpirajo projekt, oceni tveganja in vprašanja, povezana s tem. Zaupajte odgovorni skupini, da reši te težave.

7. 
   

   
   Ustvari komunikacijski načrt. Komunikacija je ključni element tega procesa. Pogosto komunicirajte z vsemi udeleženimi strankami. Okrepite razloge za spremembe in koristi, ki bodo iz njih izhajale.
   • Igralci bi morali biti deležni dvostranske komunikacije. Srečanja iz oči v oči so nujna.
   • Sporočilo mora izvirati od predlagatelja glavnega vodstva, neposrednega nadzornika vsakega zaposlenega in vseh drugih predstavnikov predstavnikov, ki jim akterji zaupajo. Vsa komunikacija mora potekati skladno.

8. 
   

   
   Bodite pozorni na kakršen koli odpor. Vedno obstaja odpor do sprememb. To se dogaja na individualni ravni, zato morate osebno komunicirati z zainteresiranimi stranmi, da odkrijete vzrok teh odpornosti. Bodite pozorni na pritožbe, da jih lahko vodstvena ekipa odpravi. Te težave običajno vključujejo naslednje točke.
   • Brez motivacije ali brez občutka nujnosti.
   • Ni razumevanja celotne situacije ali razlogov za potrebo po spremembah.
   • Pomanjkanje udeležbe v procesu.
   • Negotovost glede stabilnosti delovnih mest, prihodnjih vlog ali zahtev in spretnosti, potrebnih za prihodnje delovno mesto.
   • Neizpolnitev vodstva pri pričakovanjih glede izvajanja sprememb ali komunikacije.

9. 
   

   
   Bodite ovire. Na trditve se morate odzvati z okrepitvijo komunikacije ali s spreminjanjem strategije. Za druge zahtevke bodo morda potrebni dopolnilni pristopi, ki jih lahko vključite v svoj načrt ali pošljete vodji ekipi. Preučite, katera od teh možnosti je najboljša za vašo organizacijo.
   • Pri spremembah položajev ali postopkov naj bo izobraževanje zaposlenih glavna prednostna naloga.
   • Če načrtujete čim bolj nemoteno prehodno obdobje, načrtujte sestanke ali povečajte ugodnosti zaposlenih.
   • Če zainteresirane strani niso motivirane, jim ponudite spodbude.
   • Če se čutijo nepovezane s projektom, se dogovorite za sestanek, da zberete povratne informacije in pregledate morebitne spremembe načrta.

2. način Sledite spremembam projekta

1. 
   

   
   Določite vloge. Navedite vloge, ki bodo dodeljene vsakemu za ta projekt. Opišite odgovornosti in veščine, potrebne za vsako vlogo. Vsaj dodelite misijo kuharja za vsakodnevno izvajanje sprememb ter predlagatelja, ki bo spremljal ves napredek in sprejel pomembne odločitve.
   • Pri velikih projektih v veliki korporaciji boste morda morali razdeliti vloge med več osebami s specializiranim znanjem.

2. 
   

   
   Ustanovite nadzorno komisijo. IT projekti običajno vključujejo komisijo za nadzor sprememb, ki jo sestavljajo predstavniki vsake interesne skupine. Ta komisija bo namesto predstojnika misije namesto vodje misije in posredovanje odločitev zainteresiranim stranem odgovorna za odobritev prošenj. Ta pristop je zelo primeren za projekte z več zainteresiranimi stranmi in bo morda zahteval pogosto ponovno oceno temeljnih ciljev.

3. 
   

   
   Ustvarite postopek za uveljavljanje zahtev. Ko član ekipe ugotovi napredek, kako prehajate od ideje k resničnosti? Tu opišite ta postopek, kot se je dogovorila ekipa. Tukaj je lahko videti.
   • Člani skupine morajo izpolniti prijavni obrazec in ga poslati projektnemu organu.
   • HOM mora vnesti podatke iz obrazca v dnevnik zahtevkov in ga posodobiti, ko bodo zahteve obravnavane ali zavrnjene.
   • Vodja prosi člane skupine, naj napišejo natančnejši načrt in ocenijo potreben napor.
   • Vodja misije pošlje načrt predlagatelju za morebitno sprejetje.
   • Spremembe so bile izvedene. Zainteresirane strani so pogosto obveščene o napredku.

4. 
   

   
   Ustvari prijavnico. V obrazec morajo biti vključeni naslednji podatki in jih je treba vnesti v dnevnik sprememb.
   • Datum zahteve za spremembo.
   • Število zahtev, ki jih dodeli vodja projekta.
   • Naslov in opis.
   • Ime, e-pošta in telefonska številka osebe, ki izpolni obrazec.
   • Prednost, dodeljena vsaki zahtevi (visoka, srednja ali nizka). Za nujne spremembe boste morda potrebovali posebne roke.
   • Številka izdelka in različice (za IT projekte)

5. 
   

   
   Dodajte dodatne informacije. Dnevniku sprememb mora biti omogočeno tudi spremljanje sprejetih odločitev in natančno spremljanje njihovega izvajanja. Poleg podatkov iz prijavnic boste morali rezervirati tudi prostor za:
   • odobritev ali zavrnitev vlog,
   • podpis osebe, ki bo odobrila ali zavrnila vloge,
   • časovni okvir za izvajanje sprememb,
   • datumi, ko se bodo spremembe končale.

6. 
   

   
   Spremljanje pomembnih odločitev Projekt lahko poleg dnevnika sprememb koristi tudi številnim pomembnim odločitvam. Ta izjava vam lahko dolgoročno olajša ali pomaga pri sledenju projektom, ki so se v upravljanju nekoliko spremenili. Ta datoteka lahko služi tudi kot vodnik za komunikacijo za stranke ali organe upravljanja. Za vsako pravočasno opravljeno spremembo vključujejo naslednje podatke ali obseg ali zahteve projekta, prednostne stopnje ali strategijo, ki jo je treba sprejeti.
   • Pobudnik projekta.
   • Datum sprejetja odločitve.
   • Povzetek razlogov za odločitev in pristop, ki je bil uporabljen za njihovo odločitev. V postopek vključite vse ustrezne dokumente.