Kako organizirati demonstracijo

Vsebina

• faze
• 1. del Pripravite se mesece vnaprej
• 2. del Organizirajte dva tedna prej
• Del 3 24 ur pred dogodkom
• Del 4 Upravljanje poteka dogodka

Verjetno mislite, da je organiziranje dogodka preobsežna naloga. To se lahko zgodi, če nimate občutka za organizacijo ali načrtovanje. Vendar bodite prepričani, saj bomo skupaj videli, kako to storiti, od priprave, ki lahko traja mesece, do dneva dogodka.

faze

1. del Pripravite se mesece vnaprej

1. 
   

   
   Določite predmet dogodka. Ključni stavek ali dva vam lahko pomagata, da jasno določite namen svojega dogodka in ga obdržite v kontekstu. Ali nameravate usposobiti člane svoje skupnosti? Ali poskušate prepričati donatorje, da financirajo nekatere vaše projekte? Ali želite počastiti nekatere ljudi ali skupino ljudi? Prizadevajte si, da bi zmanjšali obseg svojega ukrepanja. Ne glede na to, kaj boste počeli, se izobraževali, prepričevali ali častili itd., Odgovorite na vprašanje: zakaj ali boste organizirali ta dogodek?
   • Vzemite to kot izjavo o misiji. Vaš okvir za uspeh Ko boste jasno vedeli, kaj želite storiti, boste lažje ukrepali!

2. 
   

   
   Postavite si cilje. Kaj želite doseči točno ? Ne, kakšno bo število udeležencev ali celo, če se bo dogodek odvijal, kaj želite, da iz tega dogodka pride? 5 ljudi, ki obračajo hrbet novi sestavni del vaše organizacije? Zbirka 1.000 €? Sprememba miselnosti? Navdušeno občinstvo?
   • Prepoznajte prve tri stvari, ki jih želite doseči z organizacijo vašega dogodka, in se osredotočite na to, da se bodo zgodili. Morda imate finančni cilj, socialni cilj in osebni cilj. Samo od vas je odvisno!

3. 
   

   
   
   
   Zberite prostovoljce. Potrebovali boste dobro ekipo z različnimi znanji. Vaši prostovoljci vam lahko pomagajo na različne načine, kot so priprava programov, vabil in plakatov ali gostovanje udeležencev in urejanje po dogodku. Z drugimi besedami, lahko vam pomagajo do konca. In če lahko, imejte prostovoljce, na katere lahko računate!
   • Poskrbite, da menedžerji in člani vaših skupin spoštujejo vaš delovni urnik. Sodelovanje lahko marsikaj olajša. Ko jih vprašate, naj pomagajo, naj bodo od začetka jasni, kakšna so njihova pričakovanja in stopnja njihove vpletenosti.
   • Če ne morete najeti prostovoljcev, najemite ekipo! Vse je odvisno od narave dogodka, ki ga organizirate. Skrbniki gostiteljskega mesta vašega dogodka vam lahko dajo na razpolago ekipo, sicer lahko poiščete agencijo za začasno delo.

4. 
   

   
   Pripravite si proračun. V proračun morate vključiti vse možne izdatke, prihodke, donacije in nepredvidene stroške. Če ne boste načrtovali proračuna, boste na koncu s svežnjem računov v rokah, prazno denarnico in brez predstave o najnovejši težavi. Bodite realni od začetka, da se izognete presenečenjem na dan dogodka.
   • Poiščite načine za znižanje stroškov. Lahko zaposlite prostovoljce, ki bodo delali brezplačno? Ali se lahko odločite za cenejše domače mesto, kot je hiša katerega od vaših prijateljev? Ne pozabite, da je preprosta, a uspešna tekma bolj impresivna od dogodka, ki je na poti, vendar se spremeni v fiasko.

5. 
   

   
   
   
   Odločite se, kje in kdaj. V tem je stvar najpomembnejše narediti, ko gre za vaš dogodek.Kakšen je kraj in kakšen je datum, zaradi katerega bo nekdo rekel: "Ja, to bom videl! Izberite čas, ko bodo vsi prosti, lahko dostopen kraj in nekaj v dosegu roke!
   • Preverite koledar dogodkov v vaši bližini in določite svojo občinstvo. Če ciljate na ljudi, ki čas preživijo doma, je najboljša možnost, da čez dan organizirate srečanje v soseski, morda ponujate varstvo otrok. Če pa ciljate na študente, je najbolje, da se sestanek odvijate ponoči v središču mesta. Če lahko, pojdite tja, kjer je vaše občinstvo že najdeno.
   • Seveda boste v nekaterih primerih prisiljeni rezervirati spletno mesto. Čim prej se obrnite na osebo, odgovorno za kraj, ki ga boste uporabili. Ne pozabite, da je verjetno tako zaposlen kot vi!

6. 
   

   
   Razmislite o logistiki. Za vse potrebujete logistiko. Kakšne bodo možnosti parkiranja? Kakšna so sredstva za dostop invalidov? Kaj lahko storite glede na velikost vašega sestanka? Kakšno opremo boste potrebovali? Katere dodatne predmete, kot so pijače, značke, brošure, boste potrebovali in zahtevali dodatne stroške? Koliko ljudi potrebujete, da bo dogodek potekal brez težav?
   • Razmislite o vseh teh težavah s svojo ekipo in se pogovorite o vseh vidikih problema. Lahko predvidite nekatere nepredvidene dogodke in se jim izognete? Ali se je treba udeležiti posebnih gostov? Ali morate delati izjeme?

7. 
   

   
   Razmislite o marketingu in oglaševanju. Medtem ko ste na tem, naredite plakat. Vsebovati mora datum, kraj, čas, ime gosta, naslov in temo ali slogan dogodka. Ker ste še vedno v predhodni fazi, si lahko vzamete čas za ureditev teh podrobnosti. Vendar je zanimivo hitro narediti začasen zapis, da boste imeli celovit vpogled v svojo organizacijo!
   • Razmislite tudi o drugih načinih razširjanja informacij. An ing? Pošta? Facebook, ali pol ducata drugih spletnih strani o dogodkih (več informacij malo naprej)? Kaj boste potrebovali pred dogodek, ki bo pritegnil udeležence in kakšne bodo vaše potrebe za dogodek, da ohranijo svoje zanimanje?

8. 
   

   
   Bodite organizirani. Verjetno se vam za zdaj vse zmede v glavi in ​​ne veste, kako začeti. Globoko vdihnite in odprite Excel. Pripravite začasni koledar vašega dogodka. Ustvarite nekaj preglednic, da organizirate svoje ideje. To se morda zdi nepotrebno, toda čez dva meseca boste čestitali, da ste opravili to delo.
   • Za vsako aktivnost pripravite urnik z roki. Napišite imena svojih sodelavcev in določite njihove naloge in obdobja izvajanja. Tako se lahko organizirate in odgovorite na vsa vprašanja, ki jih imajo.

2. del Organizirajte dva tedna prej

1. 
   

   
   Poskrbite, da bo vse v redu. Določite datum in lokacijo vašega dogodka, izberite častnega gosta, osebje, temo in slogan vašega dogodka. Katera so vprašanja, ki bi lahko povzročila težave? Katera so vprašanja, ki se lahko pojavijo v zadnjem trenutku? Na tem mestu morate dokončati vse svoje podatke.

2. 
   

   
   Bodite skupaj s svojo ekipo. Pridobite proračun, urnik itd., Ki ga odobrijo člani vaše ekipe in menedžerji. Prišel je čas za preučitev in reševanje vseh vprašanj. Ali so vaši zaposleni razumeli, kaj morajo storiti? Se počutijo prijetno s celotnim postopkom?
   • Še enkrat se zberite s svojimi sodelavci in prostovoljci, da bi razpravljali o morebitnih težavah. To je tudi pravi čas za razvoj akcijskega načrta.
   • Prepričajte se, da vaša ekipa nima notranjih težav. Bodite v stiku z vodji in člani vsake skupine ter s svojimi prostovoljci.

3. 
   

   
   Odgovornosti prenesite na nekatere svoje sodelavce in dodelite izkušenejšemu od njih, da uskladi vse dejavnosti. Če gre za velikanski dogodek, naložite več ljudem, da uskladijo več dejavnosti, pod nadzorom ene same odgovorne osebe. Ne pozabite, da morajo člani skupine zaupati vodji skupine.
   • Na dan dogodka razmislite, ali bi se udeleženci lahko srečali in pozdravili udeležence, ko bodo prispeli na prizorišče. Načeloma je sprejemna komisija odgovorna za razveseljevanje vseh in daje udeležencem občutek, da so v dobrih rokah.

4. 
   

   
   Poskrbite, da bodo spletna mesta, povezana z dogodkom, posodobljena. Verjetno ste na Facebooku in, vendar obstaja več drugih spletnih mest, ki jih lahko uporabite za boljšo promocijo vašega dogodka. Eventbrite, Evite in Meetup so tri najpomembnejša mesta, o katerih morate razmišljati. Če jih še ne poznate, pojdite takoj po internetu!
   • In seveda, ne pozabite na svojo spletno stran, svoj blog ali svojo Facebook stran, če jih imate. Lahko pošiljate opomnike, objavljate slike in upravljate svoje zahteve za odgovore (RSVP). Bolj ko ste aktivni, bolje vas bodo vsi opazili.

5. 
   

   
   Prosite delegate, naj financirajo in sponzorirajo nekatere dejavnosti. V naslednjih dneh se boste morali soočiti z več stroški in vsega ne boste plačali iz svojega žepa! Zberite vsaj malo denarja za pokritje zagonskih stroškov, kot so najem sobe in opreme ter morda gostinci. Morda boste morali plačati za določene stvari ali storitve.
   • Prepričajte se, da imate ustrezen upravni postopek za prejemanje, potrditev in zaračunavanje storitev, ki jih potrebujete. Spremljati morate vse, kar počnete, da se lahko nanj pozneje sklicujete, zato se bolje organizirajte zgodaj, še posebej, če vaši trgovinski partnerji delajo kaj narobe.

6. 
   

   
   Oglasite svoj dogodek. Pripravite brošure, objavljajte oglase, obveščajte medije, kličete direktno pošto, telefonirajte, pošljite skupine v skupine in obiščite potencialne udeležence ali sponzorje. Kaj še storiti, da spodbudim ljudi, da pridejo? Poskrbite za razširjanje popolnih informacij, ki puščajo malo prostora za vprašanja. Konec koncev pa tudi vi želite vzbuditi radovednost svoje publike!
   • Določite ciljno publiko. Če poskušate doseči starejše, ne boste izgubljali časa za njihovo pošiljanje snapchats. Pojdite do krajev, ki jih obiskujejo vaši udeleženci, in uporabite orodja, ki jih poznajo. Prizadevajte si, da bi bili zelo dostopni in se obnašajte normalno.

7. 
   

   
   Zberite vse, kar potrebujete za svoj dogodek. Na primer medalje, igre, manjši spominki, nagrade ali certifikati. Obstaja ogromno stvari in pripomočkov, ki lahko za neizkušeno oko ostanejo neopaženi, vendar poznate vsak kotiček in vse, kar lahko gre tja. In ne pozabite na mize, stole, ozvočenje, plakate, prte in vse te pomembne stvari!
   • Samo to vprašanje si zasluži celotno delovno sejo z vašim osebjem. Ne prenehajte razmišljati o tem, dokler ne najdete 5 stvari, kot so peresa, komplet za prvo pomoč, baterije, sladoled in podaljški. Za vsako ceno morate poskrbeti, da imate vse pokrito.

8. 
   

   
   Organizirajte se za vse. Dogovorite se za fotografiranje in video posnetke. Organizirajte gibe gostov. Dogovorite se tudi za hrano in ekipo za čiščenje. Seznam se lahko iz dneva v dan podaljša, vendar je to normalno, ker organizirate svoj dogodek!
   • Pazite na hrano in okrepčilo. Čas je tudi, da načrtujemo posebne objekte, kot so tisti za invalide itd. Preverite tudi, ali so nekateri udeleženci vegetarijanci ali imajo posebne prehranske potrebe.
   • Poskrbite za stole, mize, komplete, mikrofone, zvočnike, računalnike, projektorje s tekočimi kristali (LCD), podij, vso opremo, potrebno za pravilno postavitev mesta dogodka.

9. 
   

   
   Pripravite seznam ljudi, na katere se lahko obrnete. Potrebovali boste telefonske številke, naslove in vse svoje zaposlene. Prav tako pripravite seznam VIP-ov in svojih dobaviteljev. Ti seznami bodo uporabni, če je nekdo v saboju ali pozen.
   • Predpostavimo, da vaši gostinci zamujajo? Ali veste, kako to storiti? Vzameš svoj čudovit seznam in jih pokličeš. Ali so res mislili, da greš poiskati teh 100 kg potegnjenega svinjskega mesa? Pa saj ni pomembno. Seznam daš Françoisu in ga prosiš, da gre s svojim tovornjakom na navedeni naslov. In to je to! Zdaj veste, kaj morate storiti, bodisi jih prenehajte uporabljati bodite natančnejši s sporočanjem svojih podatkov!

10. 
    

    
    Pojdite na kraj dogodka s svojimi zaposlenimi. Oglejte si parkirne površine, stranišča, zelene sobe, zagotovite vhode in izhode. Poiščite kraje v bližini, kjer lahko opravite fotokopije ali telefonirate in kupite v nujnih primerih. Z eno besedo, poskušajte teren poznati kot svoj žep.
    • Pogovorite se tudi s svojo kontaktno osebo. Kraj mora poznati bolje kot kdorkoli. Ali obstaja kakšna posebna težava, ki jo morate vedeti? Ali obstajajo časovne omejitve? Bi morali vrata ob določenih urah obdržati zaprta? Ali bodo, ne daj Bože, med protestom potekale rutinske vaje?

Del 3 24 ur pred dogodkom

1. 
   

   
   Bodite mirni. Skoraj ste prišli na koncu stavkov. Izjemno pomembno je, da so vaše ideje jasne in da ostanete na tekočem. Pripravili ste mesece priprave! Vse bo v redu. Če boste ostali mirni, se bo vaša ekipa obnašala kot vi in ​​dogodek bo potekal v dobrih pogojih. Še več, vse bo zelo hitro končano!
   • Resno, skoraj ste že prišli do konca stavkov. Vse ste načrtovali, razmišljali ste o vseh možnih težavah. Če se kaj zgodi, boste težave premagali. In zapomnite si, da vam nihče ne bo očital. Hrupni gost, osrednja hrana, ne skrbite preveč, saj udeleženci vedo, da ne morete nadzirati vsega. Zato se sprostite, vse bo v redu.

2. 
   

   
   Opravite zadnje preglede s svojo ekipo. Poskrbite, da ste vsem povedali čas dogodka in kako priti do njega. Ne želite, da vas na dan dogodka vsi vaši zaposleni hkrati vprašajo, kje so ta sveta službena vrata.
   • Tudi če ne prejmete vprašanj, se potrudite, da ocenite vedenje svojih zaposlenih. Ali so zadovoljni z opisom svojih nalog? Ali diši med njimi? Če ne, se z njimi pogovorite in poskušajte skupaj izločiti težave. Mogoče bi bilo komu bolj udobno delati kaj drugega ali delati z nekom drugim.

3. 
   

   
   Preverite vsa prejeta povabila in odgovore. Sestavite seznam gostov in nekomu naročite, naj šteje prisotne. V večini primerov bo število prisotnih ljudi drugačna ljudi, ki so se odzvali. Morda ste prejeli 50 pritrdilnih odgovorov in na koncu 5 ali 500 prisotnih ljudi. Torej, tudi če veste število prejetih odgovorov, bodite pripravljeni na ekstremne situacije!
   • Medtem ko ste tam, spomnite na dogodek svojim uglednim gostom. Presenečeni boste nad številom ljudi, ki bodo rekli: »O da, tako je! Jutri je, kajne? Izogledom se lahko izognete s preprostim telefonskim klicem ali pošiljanjem SMS.

4. 
   

   
   Pojdite na prizorišče in se prepričajte, da je vse pripravljeno. Ali je soba čista in na voljo? Ali je vgrajena elektronska oprema? Ali so bili opravljeni testi dobrega delovanja? Ali lahko vnaprej namestite opremo, če je potrebno? Je osebje pripravljeno?
   • Preverite, ali je število prisotnih ljudi, ki bodo nadzirali dogodek, zadostno. Seveda je vedno bolje imeti več ljudi. Morda boste potrebovali nekoga, ki lahko opravi nujno dirko, gosti častnega gosta ali poravna nepredvideni dogodek; ali preprosto dobiti kavo.

5. 
   

   
   Pripravite komplete udeležencev. Vsak komplet lahko vsebuje steklenico vode, lahkoten prigrizek, zvezek, pisalo, knjižico in potrebne informacije. Vključite lahko tudi majhne spomine. Prav podrobnost bo udeležence spodbudila k misli, da je bil dogodek dobro zasnovan in dobro organiziran. In res bodo mislili, da poskrbiš za oboje!
   • To je mogoče rezervirati za goste ali osebje ali oboje! Komu ni všeč, da bi prejel bar z granolo in pisalo?

6. 
   

   
   Naredite scenarij. To je seznam, ki vsebuje vse potrebne podatke, razvrščene glede na urnik in sobo. Pripravite časovno zasnovan program za pomembne dejavnosti. Struktura obrazca je odvisna od vas. Prizadevajte si, da ga ne nalagate za enostavno branje.
   • Če ste res izbirčni in zelo pridni, se lahko uveljavite več skripte. Zvočniki vas bodo morda vprašali za seznam drugih govornikov z njihovo lokacijo in razporedom. Vaša ekipa bo želela seznam opreme, urnike in pravila čiščenja. Če imate čas, da jih pripravite, so ti seznami morda koristni.

7. 
   

   
   Pripravite kontrolni seznam ukrepov, ki jih boste izvedli med dogodkom. Katastrofa bi bila, če bi bili tam, vse je tam, vsi so tam in nenadoma se zaveš, da si doma pozabil 1.200 čašev za oddih na kavi. Vse bi uničila. Torej, naredite kontrolni seznam in vzemite s seboj vse, kar boste potrebovali!
   • Če se stvari navadno kopičijo, dodelite določeno nalogo vsakemu članu vaše ekipe. Tako na dan dogodka ne boste izgubljali časa, da bi tekali desno in levo, ločili krize. Še dve roki olajšata breme ... kot pravi pregovor

Del 4 Upravljanje poteka dogodka

1. 
   

   
   Bodite zgodaj na mestu dogodka s svojim osebjem in prostovoljci. Preverite, ali so vsi prisotni in se prepričajte, da elektronska oprema deluje pravilno. Ali imate vprašanja v zadnjem trenutku? Če vam ostane čas, si privoščite pijačo, povejte jim nekaj spodbudnih besed, nato pa si privoščite malico! Zaslužili ste si ga. Pripravljeni ste.
   • Prepričajte se, da organizatorji nosijo značilno značko ali druge znake, da jih bodo udeleženci po potrebi zlahka našli. Včasih nošenje utrujenosti ni dovolj.

2. 
   

   
   Namestite vse. Zunaj in zunaj. Ali morate na vogalu obesiti balone ali na oglasni pano? In kaj menite o vratih in glavni predsobi? Če morajo udeleženci prehoditi zapleteno pot, postavite toliko znakov, da jih boste bolje vodili.
   • Ne pozabite na pasice dobrodošlice in informativne pasice, ki so zelo uporabne. Ne pozabite, da boste udeležencem olajšali iskanje lokacije. Samoumevno je!
   • Namestite sprejemno in registracijsko mizo. Ob prihodu na mesto morajo udeleženci opozoriti, kaj morajo sami voditi. V nasprotnem primeru lahko tečejo naokoli v krogih in se počutijo neprijetno.Se spomnite sprejemne komisije, o kateri smo govorili prej? Postavite nekoga na vhod, da pozdravi udeležence in odgovori na njihova vprašanja.
   • Objavite nekaj glasbe! Lahko razbremeni vsako zadrego, ki bi sicer povečala razpoloženje.

3. 
   

   
   Prepričajte se, da so pomembni ljudje seznanjeni z dogodki. Če govornik zamuja, prilagodite svoj urnik in obvestite zainteresirane strani. Če obrok traja dlje, kot je bilo pričakovano, jih morate opozoriti na spremembo programa. Redko gre, da gredo stvari po urniku, zato obvestite ljudi o spremembah.

4. 
   

   
   Fotografirajte! Verjetno želite ohraniti spomine na svoj dogodek. In videnje nekoga, ki se sprehaja okoli s kamero, lahko navduši udeležence. Ne pozabite na sponzorski transparent, vaš, vhod, sprejem itd. Mogoče jih boste lahko uporabili naslednje leto!
   • Če je mogoče, prosite katerega od prijateljev ali profesionalnega fotografa, da poskrbi za vse te podrobnosti. Tam imate dovolj dela! Morate pa poskrbeti za svoje goste, zato naj nekdo poskrbi za fotografije itd.

5. 
   

   
   Ponudite spominek. Vaši udeleženci so se morda nekaj naučili, če so se udeležili vašega dogodka, in želite, da se o nečem razmišljajo ali postavljajo vprašanja ali razmišljajo o ukrepanju. Tako razdelite letake ali kaj takega, kar lahko vzamejo s seboj, da jim boste dali ideje deluje po dogodku.
   • Ne pozabite ustvariti foruma za povratne informacije. Dajte udeležencem priložnost, da spremljajo, povedo, kaj mislijo, predlagajo izboljšave in delijo svoje želje za naslednji dogodek. In seveda, kako lahko poenostavijo!

6. 
   

   
   Očistite sprejemno območje! Dvignite električni števec, dvignite transparente, odstranite mize itd. Kraje vrnite v prvotno stanje, kakršno je bilo pred dogodkom. To je še posebej pomembno, če ste najeli sobo in bi se radi vrnili. Lastniki vam lahko zaračunajo pristojbino, ki bi se ji lahko izognili drugače. Naloge razdelite, da bo operacija čim enostavnejša.
   • Preverite, ali ni bilo ničesar dragocenega pozabljeno na kraju samem, in če je tako, vzpostavite storitev izgubljene lastnine
   • Opozorite osebo, ki je odgovorna za kraj, škodo, ki bi lahko nastala med dogodkom. Bolje je biti iskren in neposreden.
   • Pazite na smeti in ravnajte v skladu s svojimi sredstvi. Čistilna služba bo poskrbela za to težavo.

7. 
   

   
   Poskrbite za vse naloge, ki izhajajo iz izvedbe vašega dogodka. Pravzaprav je odvisno od narave zadevnega dogodka. Mogoče je, da vam ni treba veliko delati, lahko pa na koncu postavite tudi dolg seznam ljudi, ki se jim želite zahvaliti, in recept, ki ga lahko upravljate. Tu je nekaj idej za začetek.
   • Hvala vsem članom vaše ekipe, prostovoljcem in sponzorjem. Brez njih ne bi mogli izvesti svojega dogodka!
   • Posodobite in dokončajte svoje račune. To nalogo je treba čim prej opraviti. Za prilagoditev je bolje imeti najmanj podrobnosti.
   • Organizirajte zahvalo za vse, ki so vam pomagali, vaše osebje se mora počutiti cenjeno in vaši donatorji čutijo, da so sodelovali v dobri zadevi.
   • Zadevnim osebam podarite spominke ali brošure.
   • Razdelite sponzorjem in zainteresiranim ljudem svoj delež recepta.
   • Fotografije dogodka objavite na svojem spletnem mestu.

8. 
   

   
   Organizirajte ocenjevalni sestanek po dogodku, da izboljšate svojo organizacijo v prihodnosti. Zdaj, ko ste vse dosegli, ali lahko počnete drugače? Katere stvari so delovale dobro in katere niso delovale? Bi se strinjali, da ponovno organizirate tak dogodek? Kaj ste se naučili?
   • Če prejmete povratne informacije, upoštevajte to. Če vaši gostje ne, povprašajte svoje osebje! Kaj mislijo o dogodku? So vsaj cenili sebe? Seveda, ker so imeli granola bar in pisalo, kajne?