Kako ravnati s terjatvami

Vsebina

• faze
• Del 1, ki opredeljuje kreditne prakse
• 2. del Kupci računov
• Del 3 Nadaljnje spremljanje terjatev
• Del 4 Uporabi računovodske metode za plačilo terjatev

Če imate kreditno institucijo in strankam zagotavljate kredit, je pomembno določiti postopke za terjatve do kupcev. Kredit za kupce je, ko svoji stranki dovolite, da prejme storitev ali takoj prevzame izdelek v zameno za obljubo, da vam bo pozneje plačal. Z drugimi besedami, dovolite mu, da prevzame vaše izdelke, preden vas sploh plačajo. Če sprejemate kreditne kartice, družba izdajatelj obvladuje tveganja. V primeru, da morajo stranke plačevati s čekom ali gotovino, morate preveriti plačila in obvladovati tveganja. Obravnavanje terjatev do kupcev vključuje vzpostavitev postopkov za posojanje posojil, ustvarjanje računov, vodenje zapadlih in prejetih izpiskov plačil in izvajanje računovodskih funkcij.

faze

Del 1, ki opredeljuje kreditne prakse

1. 
   

   
   Razviti postopek za prijavo kredita. Ugotovite, ali želite dajati posojila posameznikom ali samo podjetjem. Prosite vse svoje stranke, da izpolnijo vlogo za oceno njihove kreditne sposobnosti. Preverite račune vseh prosilcev za kredit.
   • Posamezniki morajo navesti svoje ime, kontaktne podatke, podatke o zaposlitvi in ​​številko socialne varnosti.
   • Podjetja morajo navesti svoje ime podjetja, kontaktne podatke za svoj računovodski oddelek, kreditno zgodovino drugih podjetij in imena njihovih direktorjev.

2. 
   

   
   Določite splošne prodajne pogoje. Izdelajte dokument, ki razlaga vaše potrebe in obveznosti stranke. Določite tudi datum zapadlosti plačil. Lahko na primer navedete, da je treba plačila opraviti v 30 dneh po nakupu. Navedite znesek obresti, ki se plačujejo za zamudo pri plačilu. Navedite, da bo stranka morala plačati pristojbine za vrnjene čeke ali izterjavo dolgov.
   • Prosilci za kredit morajo biti sposobni podpisati obrazec, da potrdijo, da so prebrali in razumeli klavzule.

3. 
   

   
   
   
   Spoštujte zakone o potrošniških kreditih. Potrošniški kredit je pogodba, s katero posojilodajalec posojilojemalcu (bodisi posameznikom bodisi finančnim družbam) omogoči vračilo denarja za financiranje nakupov blaga in storitev. V Franciji je zakon Lagarde preoblikoval potrošniške kredite, da bi zaščitil potrošnike. Ta zakon posojilodajalcem nalaga tudi nove obveznosti. Tu je nekaj določb, ki jih določa ta zakon.
   • Posojilodajalci nikakor ne bi smeli oglaševati, da kredit izboljša položaj stranke.
   • Posojilodajalec lahko prosto izbere zavarovanje, ki mu najbolj ustreza.
   • Kreditne institucije morajo preveriti kreditno sposobnost posojilojemalca in zagotoviti, da posojilojemalec ni vpisan v datoteko FICP.
   • Če želite izvedeti več o zakonih, ki urejajo potrošniške kredite, glejte ta članek.

2. del Kupci računov

1. 
   

   
   
   
   Razumejte, kaj je račun. Račun je dokument, ki ga kupec v času prodaje prejme od prodajalca. Podrobno opisuje izdelke in storitve, ki so bili prodani, njihovo ceno in datum plačila. Račun se razlikuje od potrdila. Potrdilo o nakupu se izda samo, če kupec ob nakupu plača v celoti. Če plača pozneje ali postopoma, mu morate izdati račun.
   • Račun se razlikuje od navedbe. Stranki se pošlje izjava z enim ali več tekočimi računi in navede skupni znesek zapadlosti. Njegova glavna vloga je poenostaviti postopek zaračunavanja.

2. 
   

   
   Izberite način obračunavanja. Na voljo sta vam dve možnosti: račune lahko sami izdate ali pa za to najamete podjetje. Če šele začenjate, to storite sami. Svoje znanje boste lahko poglobili v financah vašega podjetja. Kasneje lahko to nalogo prenesete na drugo osebo.

3. 
   

   
   V račun vključite vse ustrezne podatke. Jasno napišite besedni račun. Vključite informacije za identifikacijo kupca in izdelkov ali storitev, ki so bili opravljeni. Ne pozabite jasno navesti svojega imena, imena poslovne enote in naslova, na katerega naj stranke pošljejo plačila.
   • Vsakemu računu dodelite edinstveno številko.
   • Jasno navedite datum.
   • Navedite ime in naslov stranke, pa tudi ime in naslov vašega podjetja.
   • Jasno navedite kupljene izdelke ali storitve ter datum nakupa.
   • Navedite zapadli znesek in datum zapadlosti plačila.

4. 
   

   
   Izberite elektronske ali papirnate račune. Račune na papirju lahko pošljete po pošti, elektronske račune po e-pošti ali oboje. Stranke morajo navesti, kako želijo prejeti račune. Elektronsko izdajanje računov je bolj priročno in ceneje kot plačevanje s papirjem. Vendar nekatere stranke ne marajo razkrivati ​​finančnih informacij po spletu. Poleg tega, če stranka spremeni e-poštni naslov, boste morda imeli težave pri stiku z njim.

5. 
   

   
   Poskusite priložiti ovojnico za odgovor. Kupci bodo lahko plačilo lažje poslali. Svoj naslov vnesite neposredno na kuverto. Če želite, vzemite okensko ovojnico, natisnite svoj naslov na računu in stranko prosite, naj se v oknu prikaže vaš naslov. Če stranka običajno plačuje prek spleta ali osebno, si to zabeleži. Če stranka ne želi prejeti ovojnice, prihranite.
   • Da bi olajšali postopek plačila, vzpostavite sistem neposrednih polog za samodejno odštevanje računov za terjatve po fakturiranih cenah. Na splošno je enostavno vzpostaviti tak sistem prek svojih bank.

Del 3 Nadaljnje spremljanje terjatev

1. 
   

   
   Odločite se za sistem upravljanja dolga. Morda imate raje sisteme za ročni vnos podatkov brez povezave s programom Excel. Če vaše podjetje raste, lahko svoj postopek upravljanja avtomatizirate s programsko opremo za upravljanje dolga, kot je QuickBooks. Uporabite lahko tudi spletna orodja za finančno upravljanje, kot so Mint ali FreshBooks.

2. 
   

   
   Uporabite ročni sistem poročanja o kreditih. Imeli boste priložnost pripraviti preglednico v Excelu. Ustvarite stolpce za datum, ime stranke, zapadli znesek, številko računa in datum plačila. V grafikon vnesite podatke za pošiljanje računov in prejemanje plačil.
   • Ustvariti boste morali predlogo za račun in jo uporabiti za izdajo vseh računov.
   • Hranite datoteko s terjatvami in mapo s plačanimi računi.
   • Neplačani računi se hranijo v datoteki s terjatvami.
   • Ko bodo računi plačani, jih izbrišite neposredno iz datoteke s terjatvami in jih vstavite v mapo s plačanimi računi.

3. 
   

   
   Sledite terjatvam s programsko opremo. Če uporabljate računovodsko programsko opremo z možnostjo terjatev, jo lahko uporabite za enostavno spremljanje zapadlih računov in plačil. V sistemu lahko neposredno urejate podatke o strankah in prodaji. Tako boste lahko samodejno ustvarjali papirne in elektronske račune. Če sistem uporablja internet, lahko kupcem pošljete račune neposredno po e-pošti. Imate možnost zagnati poročilo, ki vam bo povedal, kateri računi so še neporavnani, zato vam za plačane in neplačane račune ni treba hraniti ločenih papirnatih datotek.
   • Z računovodsko programsko opremo lahko račune razvrstite tudi po kronološkem zaporedju. Ta postopek je sestavljen iz ločevanja neplačanih računov s številom dni zamude pri plačilu, kar vam omogoča uporabo politike zbiranja, ki določa določene ukrepe, ko plačila zamujajo za 30, 60 ali 90 dni.

4. 
   

   
   Strankam izdajajte mesečne izpiske računa. Izkaz računa se razlikuje od računa. Izide enkrat na mesec in podrobno navede vse zneske, ki ostanejo zapadli na starih računih. V izpisku računa so navedena tudi prejeta plačila. Na koncu je v tem dokumentu prikazano vsa prenesena bilanca, ki ostane neplačana. V primeru neplačanih računov bi moral biti vzpostavljen sistem za prepoznavanje, sledenje in izterjavo neporavnanih računov.

Del 4 Uporabi računovodske metode za plačilo terjatev

1. 
   

   
   Za avtomatizacijo postopka uporabite računovodsko programsko opremo. Računovodska programska oprema vam ne bo omogočala samo izdelave računov, temveč tudi samodejno nastavila mesečne računovodske izkaze. Prednost takšne avtomatizacije je, da vam prihrani veliko časa in olajša vaše delo, namesto da bi morali ročno vnašati iste podatke večkrat. Druga prednost tega sistema je, da imate manj napak, ko vnašate različne zneske ali podatke o različnih poročilih.

2. 
   

   
   Podajte prodajo storitev na kredit. Najprej knjižite dobroimetje prodajnemu znesku za znesek za storitev. Nato terjatve zadolžite za isti znesek. Ko stranka plača, bremeni tekoči račun plačanega zneska. Nato za isti znesek napolnite račun stranke.
   • Recimo, da kupcu pošljete račun v višini 5000 USD za opravljanje storitve.
   • Vstavite v breme 5000 evrov terjatev. V bilanci stanja se terjatve, ki se pojavijo v sredstvu, povečajo.
   • Porabite pisno v dobro 5000 EUR za prodajo. Povečanje prodaje računovodskih izkazov.

3. 
   

   
   Naročite izjavo o prodaji blaga v dobro. Najprej v dnevnik vstavite vnose v revijo, če želite zabeležiti prodajo in s tem povezane terjatve. Tako kot ste storili za storitev, morate poravnati terjatve do prodaje in trgovanja. Potem razmislite o zmanjšanju zalog, prodanih kupcu, kot stroške in jih prihranite.
   • Recimo, da ste sklenili poslovno transakcijo v vrednosti 10.000 USD, v kateri ste kupcu prodali blago v vrednosti 7000 USD.
   • Prenesite vnos kredita v višini 10 000 EUR pri prodaji in v breme 10 000 EUR za terjatve.
   • Nato na stroške prodanega blaga napišite breme v višini 7000 EUR. To je v obliki odhodkov v računovodskih izkazih. Nato na inventarni račun napišite dobropis v višini 7000 USD. Pomanjkanje zalog se v bilanci stanja zmanjša za 7000 EUR.

4. 
   

   
   Objavi slabe dolgove. Najboljši način pripoznanja slabih terjatev je oceniti število neplačanih računov, ki se vsak mesec zbirajo v vnosih v revijo. S to tehniko je mogoče v istem mesecu, ko so bili izdani računi, zabeležiti slabe stroške dolga.Skladno je z načelom usklajevanja, po katerem se morajo vsi stroški pripoznati v istem mesecu kot ustvarjeni prihodki.
   • Če ne kopičite slabih terjatev in preprosto pričakujete, da bodo obračunali slabe terjatve, ko stranka ne plača, to krši načelo usklajevanja.
   • Če na primer ocenite, da račun v višini 40.000 EUR ne bo plačan v enem mesecu, nadaljujte z evidentiranjem odhodka v višini 40.000 EUR na računu slabih terjatev. To je prikazano kot odhodek v finančnem izkazu.
   • Poleg tega v bilanco stanja vstavite knjigovodski vpis kredita v višini enakega zneska za popravek vrednosti.
   • Ko prepoznate račune, ki ostanejo neplačani, morate dvigniti denar le s slabih dolžniških računov in kreditnih računov.

5. 
   

   
   Poštni popusti za predčasno plačilo. Če ponudite popust za predplačilo, bo kupec plačal manj kot skupni znesek na računu. Nato prihranite pribitek kot zmanjšanje dobička na računu prodajnih popustov. Tako boste lahko preverili odstopanja v izkazu poslovnega izida.
   • Recimo, da kupcu pošljete račun v višini 1000 USD in mu daste 10-odstotni popust ali 100 EUR za plačilo 10 dni prej. Vendar ta stranka plača samo 900 €.
   • Prenesite terjatev v višini 1.000 EUR.
   • Obremenitev 900 € pri prodaji in 100 € na prodajnem računu.

6. 
   

   
   Pripravite pretekli izkaz terjatev do kupcev. V takšnem poročilu boste dobili podrobnosti o vseh neporavnanih računih. Strukturiran je tako, da prikazuje, koliko so stari računi. Na primer, lahko obstajajo stolpci za trenutne račune, tisti z zamudo pri plačilu od 0 do 15 dni, 16 do 30 dni, 31 do 45 dni in več kot 45 dni. Lahko ga uporabite za oceno slabega dolga. To poročilo lahko uporabite tudi za prepoznavanje računov, za katere je potrebno nadaljnje ukrepanje.