Kako se pripraviti na sestanek

Vsebina

• faze

Priprava je zelo pomembna za uspešen sestanek. Sestanki so tudi pomemben del mnogih karier, zato ne gre za majhno podjetje!

faze

1. Vprašajte se, ali je to potrebno ali ne. Če načrtujete sestanek samo zato, da posredujete informacije, ne izgubljajte časa drugih ljudi. Pošlji jim opombo.
2. Pripravite mnenje. Vsebovati mora datum, uro, dnevni red in lokacijo seje. To obvestilo udeležencem razdelite dovolj časa vnaprej.
3. Priložite opombe s prejšnjega srečanja, če je bil tak. Tako bodo udeleženci dobili priložnost, da ugotovijo točke, ki jih ne razumejo, ali tiste, s katerimi se ne strinjajo.
4. Osnovne elemente postavite na svoje mesto. Pred začetkom sestanka razporedite stole in mize. Vzemite papir in pisala za vse. Na sredino mize postavite mešanico vode in kozarce vzdolž mize.
5. Sporočite odprtje seje. To pomeni, da oseba, ki predseduje sestanku, prosi za molk, da se lahko sestanek začne. Določite četrtinske cilje skupine.Dnevni red dnevnega reda je seznam tem, ki jih boste v vnaprej določenem času obravnavali za dosego tega cilja. Na primer: 1) Pregled stanja ciljev prejšnjega četrtletja (15 minut), 2) Ogled tabele za predloge ciljev (20 minut), 3) Izbor 5 ciljev (10 minut).
6. Prenesite knjigo udeležencev. Na začetku srečanja lahko uporabite tudi papirček in vsi prisotni opišejo svoje ime in podpišejo. Ta imena bodo vključena v poročilo.
7. Razmislite o poročilu. Prosite sekretarja, zadolženega za zapisnik, da opiše glavne točke sestanka in jih vtipkate pozneje.
8. Na koncu uradnega sestanka vprašajte, če ima kdo vprašanja. To je znano kot različna vprašanja. Določite datum naslednjega sestanka in to uradno dopolnite.

• Dnevni red opredeljuje sestanek in nam preprečuje, da bi predolgo govorili o določeni temi.
• Običajno je na letni skupščini ustanoviti predsednika. Predsednik vodi sejo, skrbi za spoštovanje dnevnega reda in naenkrat govori samo ena oseba.
• Če ni bil imenovan noben predsednik, vprašajte, ali bi kdo drug rad zasedel to vlogo za sejo.
• Isto načelo velja za sekretarja, pristojnega za poročilo.
• Pomembno je imeti natančen račun, da se prepreči nadaljnja nesoglasja.
• Ta navodila se nanašajo na uradni sestanek.
• Tudi v okviru neformalnega sestanka je dobra ideja, da najprej pošljete obvestilo, v katerem sta navedena čas in datum srečanja. V službi je morda dovolj, da bi udeležence neformalnega srečanja zaprosili za udeležence.

• Predsednik mora imeti močno osebnost, da zagotovi nemoten potek zasedanja.