Kako odgovoriti na e-poštno sporočilo, ki zahteva potrditev udeležbe

Vsebina

• faze
• 1. del Odločite se, kako in kdaj odgovoriti
• 2. del Priprava odgovora
• Del 3 Upravljanje samodejnih e-poštnih sporočil in reševanje težav

Z naraščajočo priljubljenostjo e-pošte kot alternative tradicionalnim poštnim storitvam so povabila na družabne dogodke e-pošte neverjetno priljubljena za praznična srečanja, rojstne dneve, poroke in drugo. Danes so organizatorji dogodkov veliko bolj zadovoljni z e-poštnimi sporočili, ki prosijo za potrditev udeležbe (sicer znana kot RSVP, kar pomeni "prosim, odgovorite") kot prej. Ker pa so e-poštni naslovi, ki prosijo za odgovore, tako novi, mnogi ljudje ne vedo, kako pravilno odgovoriti. Upajmo, da bi se lahko bolje odzvali na to, če veste čas in kako to storiti, pripravite svoj odgovor in preverite prejem vabila.

faze

1. del Odločite se, kako in kdaj odgovoriti

1. 
   
   

   
   Poglejte, ali se boste res odpravili na dogodek. Prva odločitev ali korak bo določitev, ali se boste res odpravili na dogodek. Razmislite o možnosti udeležbe na dogodku takoj, ko prejmete povabilo RSVP po e-pošti.
   • Upoštevajte, kje bo dogodek potekal in če boste morali potovati. Če vas na primer nekdo povabi na poroko zunaj mesta, boste morda morali kupiti letalsko vozovnico, da pridete tja, kar je lahko drago.
   • S svojim programom poskrbite, da na isti dan in hkrati ne boste imeli drugih dogodkov.
   • Pogovorite se z zakoncem in drugimi družinskimi člani in se prepričajte, da bodo na voljo. Nekateri lahko zavrnejo, drugi pa jih lahko sprejmejo.

2. 
   
   

   
   Določite vrsto vabila. Različne okoliščine zahtevajo različne nianse in ravni formalnosti. Zato razmislite o vrsti dogodka, preden se odzovete vabilu. Tako boste lahko prepričani, da ne delate družbene napake.
   • Oglejte si, ali gre za neuradni družabni dogodek, kot je povabilo na žar, ki ga sosed opravi brez razloga in vam pošlje neformalno povabilo po e-pošti. Na te vrste vabil imate možnost neformalnega odgovora in morda imate manj časa za pošiljanje odgovora.
   • Če gre za formalni družabni dogodek, kot so vabila na poroke, rojstnodnevne zabave, obhajila ali potrditve, zahtevajo odgovor v formalnem tonu, tako kot je bilo vabilo prejeto.

3. 
   
   

   
   
   
   Odzove se v pravem trenutku. Ko se odločite in razmislite o vabilu, se morate pravočasno odzvati. Nazadnje je to eden najpomembnejših vidikov, ko odgovarjate na e-poštno sporočilo RSVP, saj bi morali osebi dati potrebno potrditev svoje udeležbe ali ne.
   • Preberite vabilo in se prepričajte, ali Za odgovor na e-poštno sporočilo RSVP je potreben datum. Ta datum ni predlog. Prepričajte se, da se odzovete v navedenem roku.
   • Odgovorite čim prej. Čeprav bi oseba, ki vas je povabila, lahko namenila en ali dva meseca za odgovor, to še ne pomeni, da bi si moral vzeti celotno to obdobje. Nasprotno, odzvati se morate takoj, ko boste sprejeli konkretno odločitev, ali grete tja ali ne.

2. del Priprava odgovora

1. 
   
   

   
   Izpolnite tematsko polje. Ko se odločite, kdaj in kako se boste odzvali, pripravite grobo osnutek odgovora, ki ga boste dali. Če želite to narediti, začnite pisati v polju predmeta. To bi moralo vključevati sprejem ali zavrnitev vabila in odraža ton dogodka.
   • Za formalne dogodke uporabite formalni ton. Na primer, piši Anne in Roger se 11. maja ne bosta mogla udeležiti banketa.
   • V neuradnih okoliščinah, kot je žar pri sosedu, lahko pišete Žara se ni bilo mogoče udeležiti 11. ure.

2. 
   
   

   
   
   
   Napiši pismo. Pomembno je, da se ustrezno odzovete, saj odraža ton vašega odziva. Če uporabite ustrezen pozdrav, boste osebi, ki vas je povabila, dali idejo, kako jo vidite.
   • Izberite voščilo, ki lahko vključuje Moj dober prijatelj, À ali dragi.
   • Neuradni dogodek zahteva preprost odgovor osebe, ki vam je poslala e-pošto. Na primer, lahko pišete Draga Martine in Jean.

3. 
   
   

   
   Napišite vsebino. Telo vašega e je morda najpomembnejši del e-poštnega sporočila RSVP. To odraža ton vabila in se nanj neposredno odzove. Nekaj ​​primerov sprejemanja ali zavrnitve vabila vključuje to.
   • Neuradni dogodek zagotavlja neuraden odziv Thomas, zelo cenimo povabilo na žar, toda ta dan bomo zunaj mesta.
   • Formalni dogodek si zasluži podoben ton. Na primer, lahko pišete Družina Dupont sprejema vaše povabilo na poroko Joséja in Belinde 5. novembra 2019. Drug primer je naslednji Jean in Sara Appleby z veseljem sprejemata vaše povabilo na 15. rojstnodnevno zabavo Marte Rodriguez.
   • Uradna zavrnitev povabila je lahko naslednja Družina Parker se poroke Joséja in Belinde ne bo mogla udeležiti 5. novembra 2019.

4. 
   
   

   
   Podpišite in napišite svoje ime. Po pisanju sporočila morate podpisati e-poštno sporočilo RSVP. To je več kot le formalnost, saj podpis prikazuje vrsto odnosa, ki ga imaš z osebo, ki te je povabila. To je tudi znak, kako se počutiš do te osebe.
   • Odločite se za formalni pozdrav. Na primer, lahko pišete vljudno, Moje najboljše želje, Prosim, sprejmite, gospod ali gospa, moje lep pozdravali Prosim, sprejmite, gospod ali gospa, izraz mojih uglednih občutkov.
   • Izberite neformalno formulo, kot je Zelo iskreno, Pozdravljeni, Nosite dobro ali S spoštovanjem.
   • Če sprejmete ali zavrnete povabilo, izberite ustrezen konec. Na primer, piši Z veliko obžalovanja ali hvala.
   • Po končni formuli se podpišite s svojim imenom. Za več neuradnih dogodkov ne odlašajte s svojim imenom in imenom drugih ljudi, ki so bili prav tako povabljeni. Za bolj uradne priložnosti se podpišite z imenom vseh gostov in priimkom po zadnji osebi. V nekaterih primerih, na primer v tistih, v katerih ste tesno seznanjeni z osebo, ki vas je povabila, imate možnost pisati Družina Sanchez.

Del 3 Upravljanje samodejnih e-poštnih sporočil in reševanje težav

1. 
   
   

   
   Kliknite na zavrne ali sprejemajo. To storite, če ima e-poštno sporočilo samodejni gumb. Večina uradnih organizatorjev dogodkov se vedno bolj zanaša na avtomatske storitve RSVP za pošiljanje e-pošte. Če nekdo uporablja podobno storitev za pošiljanje e-poštnih sporočil RSVP, bo verjetno ustvaril tretjo osebo. Poleg tega bo e-poštno sporočilo verjetno vsebovalo možnosti z gumbi, ki omogočajo, da kliknete sprejemajo ali odpadkov povabilo.
   • Če prejmete enega od teh, osebi ni treba odgovoriti po e-pošti.
   • Ko ste sprejeli ali zavrnili povabilo, bo odgovor poslan tretji osebi, ki upravlja pošto in ga bo posredovala osebi, ki organizira dogodek.
   • Avtomatizirane e-poštne storitve RSVP se pogosto uporabljajo za polformalne okoliščine, kot so rojstnodnevne zabave, državna srečanja in drugi podobni dogodki.

2. 
   
   

   
   Kliknite možnost potrditve. Če vas skrbi sprejemanje odgovora, lahko razmislite o kliku gumba Potrdilo o prejemu na e-poštni strani. S klikom nanj bo vaša e-poštna storitev ustvarila potrdilo o pošiljanju, ko bo oseba, na katero se odzovete, prejela ali odprla vašo e-pošto. Na ta način boste vedeli, da je prejela vaše.
   • Potrdilo o pošiljki je mogoče najti na različnih lokacijah, odvisno od storitve, ki jo uporabljate.
   • Ta možnost morda ni na voljo v nekaterih storitvah.

3. 
   
   

   
   Če spremenite programe, pošljite nadaljnje e-poštno sporočilo. V redkih primerih boste morda morali spremeniti svoj odgovor. Če ste sprejeli vabilo in ste ugotovili, da se ga ne boste mogli udeležiti ali če ste zavrnili in nenadoma imate priložnost, se obrnite na osebo, ki vas je povabila na obvestite o tem.
   • Če ste nenamerno kliknili gumb Auto Accept v e-poštnem sporočilu RSVP, ga morate poslati neposredno osebi, da popravi svojo napako.
   • Če morate zavrniti povabilo, ki ste ga prvotno sprejeli, obvestite prejemnika. Lahko mu na primer pošljete e-pošto, tako da ga postavite kot predmet Sprememba odgovora in s pisanjem česa podobnega Zaradi nepredvidenih dogodkov se Sara in jaz ne bomo več mogli udeležiti vašega praznovanja 20. obletnice 14. 14. Za spremembo se opravičujemo in se veselimo, da se kmalu vidimo.
   • Če morate sprejeti vabilo, ki ste ga že zavrnili, obvestite osebo. Na primer, pošljite e-pošto in ga postavite kot predmet Sprememba mojega odgovora in piši Rad bi se udeležil dogodka, če imate še vedno na voljo sprejemanje več gostov.
   • V razpise RSVP bi bilo treba čim prej sprejeti spremembe. Povabila na neformalne dogodke se lahko spremenijo po več dneh. Kljub temu morajo biti za formalne prireditve (na primer poroke) opravljene vsaj en mesec vnaprej.