Kako odgovarjati na telefon med delom

Vsebina

• faze
• 1. del Vzemite telefon
• 2. del Pogovor po telefonu

Projektiranje profesionalne podobe je pomembno za vsak poklicni uspeh. Sprejem klica na telefon je ne glede na njihov položaj v podjetju naloga skoraj vseh zaposlenih. Dober odziv vam bo omogočil pozitiven ton na telefonski klic, pomagal dopisniku, da se počuti udobno, in omogočil vam bo, da na enostavna vprašanja odgovarjate na njegova različna vprašanja.

faze

1. del Vzemite telefon

1. 
   

   
   Odgovorite hitro. Ni vljudno, da bi ljudi zasedli, ko ste v poslu ali v poklicnem okolju. Dvignite slušalko in sprejmi klic pred tretjim zvonjenjem.

2. 
   

   
   Slušalko položite na uho. Pomembno je, da se hitro oglasite na telefon, vendar morate biti še vedno dovolj potrpežljivi, da mikrofon dejansko postavite v usta. Ne začnite govoriti, dokler niste popolnoma prepričani, da se je telefonska slušalka zataknila za vas in vaše uho, da druga stranka ne izgubi nobenih informacij.

3. 
   

   
   Pred odgovorom globoko vdihnite. Začnite z globokim vdihom, preden se predstavite, ko je telefon blizu vaših ust. To vam bo omogočilo, da boste ostali mirni in se obvladali, kar vam bo omogočilo, da se zberete in razmišljate mirno.

4. 
   

   
   
   
   Predstavite sebe in svoje podjetje. Poskrbeti boste morali, da je vaš dopisnik poklical pravo mesto in pravo osebo, zato je pomembno, da jim sporočite, kdo ste in kaj je vaše podjetje. Najprej določite ime podjetja. Morda boste razmišljali o ustvarjanju lastnega doma, zato vam ni treba razmišljati, kaj bi rekli, ko telefon zazvoni, in ga rahlo spremenite, odvisno od okoliščin.
   • Če delate kot sprejemnik ali operater stikalnih stikal, je pomembno, da zelo dobro obvladate delovanje podjetja, saj ste tisti, ki boste morali klicatelju pomagati, da dobi vse informacije, ki jih potrebujejo. Lahko preprosto rečete, "zdravo, tukaj Podjetja , Jožef do naprave. Kako vam lahko pomagam? Tako bo dopisnik vedel, s kom se pogovarja in kakšna je identiteta vašega podjetja, kar mu bo omogočilo nadaljevanje pogovora. Če delate kot zasebni sekretar, navedite osebo, za katero delate (na primer "pisarna gospoda Smitha, Joseph na napravi"), ker je možno, da je to točno tisti, ki ga dopisnik resnično išče. pridruži se.
   • Če ste del storitve, povejte osebi, kaj počnete, da bo vedela, kakšna vprašanja lahko postavijo. Prepoznajte se tako, da rečete "zdravo, to je Jessicino računovodstvo". Pritožnik pove, če se je obrnil na pisarno ali osebo, ki jo želi, in ali naj se pogovarja z nekom drugim.

5. 
   

   
   
   
   V bližini telefona imejte zvezek in pisalo. Tako boste lahko hitro beležili, če bi vas oseba želela zapustiti ali vam dati druge informacije. Izogibajte se, da bi vaš dopisnik čakal čas, da poišče nekaj, kar bi lahko napisal.

2. del Pogovor po telefonu

1. 
   

   
   Nasmejte se med pogovorom. Četudi niste v dobrem razpoloženju, lahko samo nasmehnete in se pretvarjate, da je to dopisovalcu. Lahko bi vam tudi pomagalo izboljšati razpoloženje.

2. 
   

   
   Govorite jasno in profesionalno. Ker ste v profesionalni situaciji, je pomembno, da se vi in ​​vaš dopisnik razumeta jasno in natančno. Govorite mirno in izgovorite svoje besede, tako da ste prepričani, da je šlo dobro in ste ga razumeli.
   • Izogibajte se uporabi znanih slengonskih izrazov, kot so "ja", "zagotovo" ali "ne." Z njim se pogovarjajte z jasnimi besedami in stavki, kot sta "da" in "ne". Ne glede na informacije, ki jih izmenjate s svojim dopisnikom med dialogom, se izogibajte kakršni koli zmedi med vami. Ne pozabite reči običajnih vljudnih stavkov, kot sta "hvala" in "nič", če sploh.
   • Če želite osebi sporočiti določene podatke, kot so črke ali telefonske številke (na primer ime ali telefonska številka), bo morda dobro, če dobro obvladate fonetično abecedo. Na ta način bi se izognili zamenjavi črk, ki se izgovarjajo skoraj enako kot "M" in "N", pri tem pa uporabite uporabne nasvete, kot je "M like eating".

3. 
   

   
   Pogovorite profesionalno s dopisnikom. Uporabite ime osebe ("gospod Smith") in ne njegovega imena, še posebej, če dopisnika ne poznate osebno. Ne pozabite njegovega imena in ga nagovorite tako, da ga uporabite med pogovorom.
   • Morda boste želeli, da si zapišete ime osebe, takoj ko vam jo pove, da si jo lahko zapomnite. To bi lahko bilo zelo koristno.

4. 
   

   
   Po potrebi prenesite klic. Če vas nekdo pokliče na delo, je povsem mogoče, da poskuša rešiti točno določeno težavo ali imate vprašanja, ki jih lahko predloži določeni osebi. Če res ne veste, kako odgovoriti na vprašanje ali pomisleke, ne poskušajte odgovoriti nanj. Namesto tega predlagajte, da svoj klic preusmerite na nekoga, ki bo lažje sprejel in vam pomagal. Pokazalo mu bo tudi, da vam je mar za njegovo težavo in ste mu pripravljeni pomagati pri reševanju.
   • Dandanes ima večina namiznih telefonov funkcijo prenosa klicev. Ugotovite, ali je ta funkcija na voljo v vaši pisarni in kako deluje. Če temu ni tako, vzemite številko osebe, ki jo bo poklical vaš dopisnik in mu posredujte podatke.
   • S tem ne pozabite biti čim bolj vljudni in ponudite, da klic preusmerite. Lahko na primer rečete: "Bojim se, da ne morem odgovoriti na vaše vprašanje. Bi radi, da vaš klic preusmerim na Jacquesa, ki vam lahko pomaga bolje? "
   • Če nihče drug ni na voljo, predlagajte, da ga vzamete. Ne pozabite tega posredovati kasneje.

5. 
   

   
   Končajte klic profesionalno. Jasno in vljudno mu lahko poveste, da je pogovora konec in da se lahko prekine, tako da preprosto reče "hvala" ali "zbogom". Ne sme biti nobene zmede, ali naj se pogovor nadaljuje ali ne.
   • Naj vaš dopisnik odloži. Klic ima, zato mu morate dovoliti, da dobi, kar je želel, ko je poklical v prvi vrsti in zaključil pogovor. Če se odložite, čeprav on ni pripravljen končati pogovora, se bo morda zdelo nesramno ali bi lahko pustili, da vam uidejo življenjske informacije.