Kako organizirati svojo pisarno

Vsebina

• faze
• 1. del Izpraznite pisarno
• 2. del Preurejanje pisarne
• Del 3 Spodbujanje učinkovitosti

Kot pogosto pravijo, "neredna miza je znak neurejenega duha." Ohranjanje čistega organiziranega delovnega prostora bo neverjetno vplivalo na vašo produktivnost, osredotočenost in sposobnost najti vse, kar potrebujete. Po čiščenju nereda na vaši mizi vas bo morda presenetila lastna učinkovitost pri vašem delu. Potrebujete le malo časa, disciplino, da vržete stvari, ki jih ne potrebujete, in sistem, da se prepričate, da vse ustreza.

faze

1. del Izpraznite pisarno

1. Začnite pri ničli. Lažje se boste organizirali, če začnete s prazno pisarno. Odstranite vse na njem. Predmete odstranite iz predalov (če obstajajo). Vse postavite na ločeno mizo ali na tla za kasnejše razvrščanje. Ko boste vse stvari odstranili iz pisarne, si boste lažje predstavljali, kako jo želite organizirati.
   • Verjetno vam bo trajalo dlje, da drug za drugim razvrstite stvari, ki so na mizi, in se odločite, katere odvrzite.

2. 
   

   
   Očistite pisarno od zgoraj navzdol. Uživajte v temeljitem čiščenju prazne pisarne. Prah obrišite in obrišite s čistilom z več površin. Na lesenih mizah obdelajte zakrčene madeže in polirajte praske. Ko boste končali, bo videti kot novo.
   • Pred čiščenjem se prepričajte, da imate vse odstranjene iz pisarne. V nasprotnem primeru boste morali očistiti okoli bazarja.

3. 
   

   
   
   
   Zavrzite stare stvari, ki jih ne uporabljate. Vzemite vse stvari, ki jih imate iz pisarne, in jih razdelite na dva kupa: eno za stvari, ki jih boste vrgli v smeti, in eno za stvari, ki jih želite obdržati. Ne premikaj se. Znebite se čim več nepotrebnih stvari, dokler ne boste ostali goli predmeti. Tako boste lažje čistili mizo.
   • Ljudje so pogosto navezani na predmete, ki jih ne uporabljajo in ki jih niso vajeni. Premagajte nepotrebne posle, da boste imeli več miru, ko končate.
   • Ne pozabite metati smeti, ki jo najdete med čiščenjem pisarne. Prav tako lahko računajo na velik del motnje.

   
   

   
   Posodobite svoj prostor. Oglejte si mizo in poiščite vse, kar je zastarelo. To vključuje koledarje iz preteklih let, e-poštna sporočila, na katera se niste odzvali ali niste, in celo stare fotografije. Zamenjajte te predmete s posodobljenimi različicami. Vrzite jih v smeti ali shranite na posebnem mestu. Vse na vaši mizi mora biti novo in pripravljeno za uporabo.
   • Imate pravico, da se držite stvari, ki imajo sentimentalno vrednost. Če imate staro fotografijo, darilo ali spominek, ki ga želite obdržati, ga shranite na varnem mestu in ne pustite, da se zbere na vaši mizi.

2. del Preurejanje pisarne

1. 
   

   
   
   
   Spremenite postavitev vaše pisarne. Zdaj je čas, da svoje stvari vrnete na mizo, vendar vam jih ni treba odložiti tja, kjer so bile. Razmislite o novih načinih reorganizacije svoje pisarne, da izkoristite prostor, ki ga imate. Morda se boste odločili, da stvari postavite na svoje mesto, vendar na nasprotni strani pisarne ali pa si lahko izberete novo lokacijo zanje. Razvijte dogovor, ki vam bo pomagal ostati osredotočen med delom.
   • Reorganizacija vaših stvari na mizi je majhna sprememba, ki pa bi morala biti monotonija, ki jo čutite, ko sedite v službo in vedno vidite iste stvari na istih mestih.
   • Na Kitajskem obstaja celo umetnost, namenjena organizaciji predmetov vsakdanjega življenja. To je "feng shui" in ti terapevtski psihološki učinki so se dobro pokazali.

2. 
   

   
   Napolnite se z novimi posli. Ali pogrešate papir, peresa ali sponke? Pojdite v trgovino s pisarniškim materialom in izberite opremo, ki jo potrebujete. Sestavite seznam, da ne pozabite ničesar. Osredotočite se na stvari, ki jih veliko uporabljate in ponavadi hitro zmanjka. Ko bo čas za delo, boste imeli vse, kar potrebujete.
   • Tudi če vam delovno mesto zagotavlja vse potrebne pisarniške potrebščine, imejte pri roki nekaj, kar vam pripada (na primer, zaradi priljubljene vrste pisala vam bo lahko bolj udobno).

3. 
   

   
   Razmislite o organizaciji vašega podjetja. Ko dobite idejo o videzu, ki ga želite dati svoji pisarni, tam postavite svoje podjetje, da povečate svojo produktivnost in hkrati odpravite kakršno koli nered. Na primer, rezervirajte sredino pisarne za računalnik, hkrati pa imejte pomembne predmete in dokumente na dosegu roke. Poleg tega, da boste olajšali svoje delo, vam bo pomagal, da ne boste izgubljali časa za iskanje svojih stvari, saj bodo te logično shranjene.
   • Vaša intuicija bo ponavadi vaše najboljše vodilo, da vam povem, kam morate spakirati svoje stvari. Če na določenih mestih iščete določene stvari, je verjetno to najboljše, da jih odložite.

   
   

   
   Dodajte malo sloga. Vaš cilj je dobiti čisto in urejeno pisarno, vendar to ne pomeni, da mora biti dolgočasno. Dodajte nekaj okrasnih dotikov, da boste dobili več osebnosti. Nekateri fotookvirji, majhen kip ali zabavna skodelica za kavo lahko poživijo prostor in postanejo toplejši.
   • Če delate v škatli ali v pisarni, lahko prinesete nekaj gospodinjskih predmetov za boj proti razpoloženju dela.
   • Na steno obesite plakate in plakate, ki vas bodo motivirali za trdo delo.

Del 3 Spodbujanje učinkovitosti

1. 
   

   
   Osnove imejte na dosegu roke. Če se zavedate, da se morate pogosto premakniti, da dosežete nek predmet, morate poskrbeti, da bo ostal dostopnejši. Razmislite o potezah, ki jih pogosto izvajate, da dosežete nekaj na svoji mizi in si uredite svoje stvari po vrstnem redu. Če sledite temu pristopu, boste lažje našli in uporabljali svoje podjetje.
   • Svinčnike in svinčnike, papir, zvezke, komunikacijske naprave in digitalne pripomočke shranjujte na odprtih mestih ali nekje, kamor jih lahko enostavno dosežete.
   • Svinčnike in svinčnike ločite v skodelici, da bodo skupaj in pripravljeni za uporabo, ne da bi zavzeli preveč prostora.
   • Sponke in sponke za papir pustite blizu tiskalnika ali tam, kjer rokujete z dokumenti.
   • Na dan bi lahko zaslužili do ene ure, če bi skrajšali čas, ki je potreben za iskanje stvari v neredu v vaši pisarni.

2. 
   

   
   Predmete, ki jih pogosto uporabljate, shranjujte na dosegu roke. Nepomembne predmete, ki jih pogosto uporabljate, lahko shranite v predale, tako da jih lahko vzamete ven, ko jih potrebujete. Naj bodo predali za stvari, ki zavzamejo prostor, in stvari, ki jih pogosto uporabljate, vendar jih ni treba hraniti nad mizo.
   • Lahko na primer ugotovite, da za dokončanje dela uporabljate računalnik, tablični računalnik ali druge elektronske naprave pogosteje kot flomastri ali papir. V tem primeru je treba te sekundarne materiale shraniti na dosegu roke, da pustite prostor na mizi za vaše elektronske naprave.
   • Če imate veliko manjših predmetov, lahko kupite pladnje za shranjevanje za svoje predale. Prilagodili se bodo prostoru v slednjem in imeli predelke različnih velikosti, da bodo vse vaše stvari vidne in dobro urejene.
   • Sestavite si miselni seznam prednostne lokacije vsake stvari. Če predmet uporabljate pogosto ali je pomembno, da ga imate pri roki, ga lahko pustite na svoji mizi. Če jo samo občasno potrebujete, jo lahko varno shranite v predalu. Če ga redko uporabljate ali pa vam ne ustreza na mizi, morate poiskati drugo mesto, da ga obdržite.

   
   

   
   Nepotrebno nered shranjujte stran od pisarne. Karkoli se boste odločili hraniti, vendar ga ne uporabljate pogosto, ga morate hraniti drugje, da se ne nabirajo in vas ne stiskajo.Sem spadajo tudi vaše osebne stvari, prigrizki, pijače in pripomočki, ki jih uporabljate le redko. Pisni dokumenti naj bodo shranjeni v mapah, ki jih skupaj razporedite v majhni omari, preostali pa v spodnjem predalu ali drugi omari, če ga ne boste uporabljali. Čim bolj se izogibajte postavljanju stvari na mizo, razen tistih, ki jih potrebujete.
   • Poskusite izkoristiti navado, da svoje stvari shranjujete po njihovi uporabi. V nasprotnem primeru se bodo navadno nabirali na vaši mizi ali hitro napolnili predale, če ne boste pozorni.

3. 
   

   
   Za dokumente uporabite poštni voziček. Če želite olajšati delo z vsemi papirji, morate investirati v poštno košaro. To so plitke košare na več ravneh, ki omogočajo izbiro enega nadstropja za nedavne dokumente in drugega za vrnitev dokumentov, pa tudi za pošto brez odgovora ali ki ste jo že vrnili. S shranjevanjem svojih dokumentov v poštni košarici, mapah in majhni omari se boste izognili drobljenju svoje mize pod papirje.
   • Poštna košara ali več košaric, ki so zložene drug na drugega, vam lahko pomagajo odpraviti nered, ki so ga ustvarili dokumenti na vaši mizi.
   • Rezervirajte nakupovalni voziček za dokumente, ki ste jih izpolnili ali jih morate izpolniti, drugo za pošto, na katero morate odgovoriti ali ste že odgovorili itd.

4. 
   

   
   Ohranite nadzor nad deljenim območjem v skupni rabi. Nekateri ljudje morajo v službi uporabljati skupno pisarno ali skupno škatlo ali pa se bo vaša pisarna znašla v bližini drugih pisalnih miz, pri čemer boste imeli precej omejen delovni prostor. Še vedno lahko ukrepate za nadzor tega skupnega prostora.
   • Najprej se morate prepričati, ali imate jasne omejitve, kdo ima kaj. Nato lahko začnete organizirati svoj odsek tako, da povečate njegovo shranjevanje in učinkovitost.
   • Na osebne predmete postavite oznako in jih hranite zraven mesta, kjer sedite. Določite dokumente, ki vam pripadajo, in jih shranite v posamezne zavese, ki jih boste nato dali v predale ali v omaro.
   • Odločite se za skupni prostor za shranjevanje stvari, ki jo delite, tako da motnja ne bo počasi v vašem osebnem prostoru.
   • Nosite torbo ali brisačo, s pomočjo katere lahko shranite svoje stvari. Če delate v skupnem prostoru, na mizi in predalih morda ne boste mogli hraniti toliko potrebščin in dodatkov, kot želite.
   • Redno shranjujte in čistite, da bosta skupna pisarna ali delovno mesto čista. Bolj ko so ljudje skoncentrirani v zaprtem prostoru, več odpadkov, papirjev in neredov se nabira.

• Pri urejanju pisarne v službi imejte najmanj osebnih predmetov in okraskov. Več predmetov na namizju, več prostora se boste počutili kaotične in neorganizirane.
• Poskrbite, da boste našli pisarniški stol, ki vam nudi dobro podporo hrbtu. Če ne držite dobre drže, lahko to vpliva na vaše zdravje in razpoloženje.
• Postavite sistem za shranjevanje, da boste vedno vedeli, kaj je že končano, kaj je treba dokončati in kaj lahko zavržete. Organizirajte projekte glede na njihov pomen in napredek.
• Košarico za odpadni papir držite blizu svoje pisarne, da jo takoj odložite. Če ga odložite, se bodo kopičile.
• Na predale položite nalepke, da ugotovite, kje so vaše stvari, da vam ni treba iskati povsod, kadar jih potrebujete.
• Kupite in uporabljajte preproste škatle za shranjevanje, ki vam bodo pomagale pri urejanju nereda. Nekatere predmete boste morali imeti pri roki, medtem ko jih boste nekje shranili. Lahko jih postavite pod mizo, sosede ali celo v drugo sobo.
• Če se želite pospraviti, lahko poskusite izdelati lastne pripomočke za shranjevanje z edinstvenimi in prilagojenimi materiali.
• Če na mizi nimate dovolj prostora za svetilko, kupite eno s parom klešč, ki jih pritrdite na rob.
• Znebite se vseh možnih motenj. Tako boste tudi ostali duševno organizirani.
• Za urejanje dokumentov kupite omaro za vložke, luknjice in ločilnike.
• Če imate na namizju računalnik, morate organizirati datoteke. Razmislite tudi o čiščenju notranjosti računalnika in prenosnika.
• Poskusite hraniti beležko pri roki, če želite kaj napisati.

• Poskrbite, da si zapomnite, kje hranite svoje stvari. Če imate veliko orodij, pripomočkov ali map, ki si jih morate zapomniti, lahko sestavite seznam lokacij vseh stvari v svoji pisarni, da boste lažje organizirani.
• Nered na vaši mizi bo zmanjšal vašo produktivnost. Pojdite enostavno in bolj boste učinkoviti pri svojem delu.